Управлението на записите е задължителна функция на компании, неправителствени организации, правителствени агенции, социални агенции, медицински, търговски, финансови, училища, колежи и университети и всички други видове организации, които генерират информация, която трябва да се съхранява за определен период от време. Отделните домакинства също трябва да упражняват добри записи. Управлението на записите е освен това систематичен, организиран, планиран и контролиран процес на управление или проследяване на жизнения цикъл на записите. Записът може да бъде осезаем хартиен обект или да бъде в цифров или електронен вид. Документи могат да се съхраняват във финансови, медицински, информационни, официални документи, офис документи, ведомости, форми на управление и имейли сред стотици други видове записи. Управлението на записите адресира трите фази от жизнения цикъл на записите: Създаване или получаване на запис; поддръжка, безопасно съхранение, извличане или общо използване на запис; разпореждане с запис.
Създаване на записи
Създаването или получаването на записи е това, което създава търсене на управление на записи. Независимо дали става дума за заявление за заетост, фактура или доклад за контрол на инвентаризацията, след създаването на записа, всички други операции или управленски функции за този запис трябва да бъдат използвани. Една от функциите на процеса на управление на записите е да определи потока на записа, след като той е бил създаден или получен. Кой трябва да вижда записа? Къде отиват записите след като всеки е видял или е действал по записа (като например записване на плащане по сметка)? Кой е отговорен за гарантиране на безопасното съхранение на документацията? Всички тези въпроси се нуждаят от добре обсъдени отговори.
Поддържане на записи
Поддържането на записа включва разработване на операции за съхраняване на записа. Трябва да се реализират редица съображения, когато се съхраняват записи, включително да се направи достъпният запис за извличане от тези, които трябва да се позовават на информацията или да имат достъп до личния характер на записа. От другата страна на записването се посочва кой не може да има достъп до записа. Когато записът е извън неговото съхранение, от жизненоважно значение е доброто управление на записите да има система, която да определи кой има записа, къде има запис и кога възнамерява да върне записа. Осигуряването на правилно връщане на записа също е важна част от системата за управление на записите. Безопасното съхраняване на записите може да включва съхраняване на цифрови копия на всеки запис извън помещенията в друг офис или в сейф в банката. Записите трябва да се съхраняват на сухо и хладно място, за да се предотврати повреда на хартиени или електронни копия. Архивните процеси са част от фазата на поддържане на управлението на записите. Определянето кога даден запис става допустим за архивиране е част от управлението на записите. Избирането на мястото, където се архивират записите и колко време архивират записите, също е част от тази функция. Някои записи като исторически записи могат да се съхраняват за живота, а понякога и извън компанията. За градове, щати и общини историческите документи може да се съхраняват за неопределено време.
Изхвърляне на записи
Отстраняването на записи в подходящия срок е критично. Изхвърлянето на повечето записи трябва да бъде завършено чрез раздробяване. Съображенията за обезвреждане включват определяне на продължителността на съхранението на записа. Времевата рамка за водене на документацията зависи от естеството на записа. Някои архиви за съхранение на данни са продиктувани от правителствени разпоредби като данъчни регистри, някои от банките за управление на кредити, а други - от правни насоки, като например книжа за регистрация. Тя също така включва определянето на това как се изхвърлят записите, например чрез раздробяване в рамките на компанията, или наемане на външна компания за раздробяване и разработване на система за проследяване на обезвреждането, която също може да бъде полезна. Изброяване на записите по категории, в които се изхвърлят, как са били изхвърлени и къде могат да бъдат полезни за дългосрочното управление на записите. Освен това, въвеждането на механизъм за отписване за разпореждане с документи може да помогне на всеки, който трябва да знае, да знае, преди да бъдат унищожени всички записи.
Други съображения за управление на записите
Няколко други варианта за приспособяване към системата за управление на документи включват документиране и комуникиране на политиките и процедурите, свързани с управлението на всички документи, разработване и прилагане на механизми и процедури за контрол на всеки етап от управлението на записите и поддържане на системите за управление на записите просто и лесно за комуникация и лесно успявам.
Ресурси за управление на учебните документи
Има стотици налични ресурси за изучаване на ефективното управление на записите. Техническите училища, колежите и университетите, онлайн обучението и справочните книги изобилстват в местната книжарница или книжарница на колежа, която може да помогне за разработването на ефективна и спазваща закона система за управление на записите. Също така винаги проверявайте с местните, щатските и федералните разпоредби относно специфичните правила за управление на записите.
