JISC InfoNet описва управлението на записите като систематично управление на всички записи заедно с информацията или данните, които те съдържат. В миналото тези записи бяха съхранявани на хартиен носител и всяка голяма организация имаше регистър, понякога управляван от армия чиновници. Днес системите за управление на електронни документи са поели. Както ръчните, така и електронните системи за управление на документи имат ясни предимства, както и недостатъци.
Извличане и споделяне на данни
Водещата причина, поради която много организации са преминали без хартия, е лекотата, с която електронната система дава възможност за извличане на информация и споделяне. Когато данните се съхраняват на хартия и се съхраняват в регистър, получаването им представлява предизвикателство. Освен това информацията може да се използва само от едно лице наведнъж. Докато електронните системи решават този проблем, те също идват с други предизвикателства.
Разходи за оборудване и потенциал за остаряване
Когато една организация премине без хартия, има огромни обеми от данни, съхранявани на хартия, които трябва да бъдат сканирани и съхранени в цифров формат. Хардуерът и софтуерът, необходими за това упражнение, струват значителна сума пари. Като се изключат първоначалните разходи, съществен недостатък на електронните системи е, че хардуерът и софтуерът остаряват за сравнително кратко време. Хардуерът може да изисква промяна от само 18 месеца, докато софтуерът се променя на всеки 2-3 години.
Електронни системи и проблема с хората
Прилагането на система за управление на електронни документи изисква промяна в нагласите на служителите. Всяка радикална промяна в една организация се възприема със скептицизъм от много служители, които не са сигурни как тези промени ще ги засегнат. Когато по-старите начини за организиране на файлове се заменят с нови, служителят чувства загуба на контрол и това трябва да бъде разгледано чрез уверения от работодателя - и подкрепени от успеха на внедрената система.
Сигурност и други проблеми
С увеличеното споделяне на информация, което електронната система за управление на записите прави възможно, става въпрос за сигурността. Ако не бъдат въведени адекватни мерки, става възможно конфиденциалната информация на фирмата да се окаже в неправилни ръце. Освен това, управлението на записите може да се превърне в проблем, когато системата е запушена с ненужни записи (като копия на документи). Не е необичайно да се намерят ситуации, при които значителна част от записите всъщност са нежелана поща.
