Отчетите за състоянието на проекта контролират документите за всеки, който се опитва да управлява проект, независимо дали става дума за работа на едно лице или в която участват стотици хора на различни места. Отчетът за състоянието на проекта служи като кратко резюме на напредъка на проекта, очакваната дата на завършване и какви действия са предприети след изготвянето на последния доклад за състоянието на проекта. Тя помага на мениджърите да запазват задачите си и да идентифицират проблемите достатъчно рано, за да генерират значими решения.
Обобщение на проект
Отчет за състоянието на проекта обикновено започва с кратко описание на важните елементи на проекта. Този параграф или блок идентифицират името на проекта, датата на доклада, кой отговаря за проекта или неговия управляващ отдел и декларация за целта на проекта. Тя може да включва и информация за контакт, като телефонни номера или имейл адреси на ключови членове на екипа по проекта. Малко вероятно е този раздел да се промени много по време на проекта и често се копира от един отчет за състоянието в следващия, като само датата се актуализира.
Крайни
Раздел, описващ резултатите от проекта, е от ключово значение за доклада за състоянието на проекта. Този раздел трябва да изброи резултатите и да даде текущото им състояние с една или две думи. Например, документ за стартиране на продукт може да има такива продукти като печатната реклама, партито за стартиране на търговеца, дисплея на щанда на шоуто и създаването на ценови листи. Ръководителят на проекта трябва да напише такива неща като "пълни" или "поръчани" или "на принтер" до всеки един резултат. Това служи като обобщение на проекта с по-подробни задачи, изброени в раздела за времевата скала.
Срокове
Графикът на задачите е елемент от доклад за състоянието на проекта, който често получава най-голямо внимание. В този раздел трябва да се уточни работата, която е приключила след последния доклад за състоянието на проекта, каква работа се очаква през следващия период и датите, когато се очаква да бъдат изпълнени задачите. Много от докладите за състоянието на проекта представят това в мрежа с дати, посочени за очакваното завършване и реално завършване. Много ръководители на проекти избират да оцветят този раздел с различни цветове, представляващи задачи, които са по график, предсрочно, зад графика, завършени или задържани.
Бележки, препоръки и обяснения
Докладът за състоянието на проекта също трябва да изброи всички червени знамена, искания за промени или предизвикателства, пред които е изправен проектът. Това е мястото, където може да се намери списък, където може да са необходими допълнителни ресурси или където датите на доставка ще се променят. Този раздел може също да докладва как неочаквани събития са засегнали проекта, като например проблеми със софтуера, закъсняла доставка от доставчика или дефектни доставки. Някои ръководители на проекти ще отделят този раздел от доклада и ще го изброят в отделен документ, който прикачват към отчета за състоянието на проекта.
