Докладите на ковчежника са съществена част от организацията на бизнеса или организацията. Те трябва да следват основна формула, но извън тази формула са гъвкави документи, които могат да се променят, за да отговорят на специфичните нужди.
Основна формула
Определете началния баланс. Това е сумата, която организацията е имала в началото на периода на хазната (обикновено отчетите се правят на всяко тримесечие или година). Общият формат е да поставите фразата "Балансиране на стареене" в лявата колона и след това да поставите сумата (например, "3500.24") без знак за долар в дясната колона.
Определете разходите. На какво е харчила организацията през периода на съкровищницата? Организирайте разходите в ясни и лесни за разбиране категории като "Доставки" или "Набиране на средства" и след това уточнете всеки отделен разход под категорията.
Определете iIncome. Дали вашата организация е направила пари? Ако е така, поставете източника на приходи (например „Продажбата на печене“) в лявата колона и след това поставете точните суми отдясно (например „875.00“).
Определяне на крайния баланс. Формулата за това е "Начален баланс" минус "Разходи" плюс "Доход" е равна на "Край на баланса". "Краен баланс" трябва да бъде в лявата колона с общата сума вдясно.
Въведете отчета. Докладът трябва да бъде написан на бланката на организацията. "Докладът на касиера" трябва да е центриран в горната част на страницата, под бланката. Посочете отчетния период в лявата страна на страницата. "Начален баланс", "Разходи", "Доход" и "Краен баланс" трябва да бъдат в получер шрифт в лявата колона, като съответните цифри са посочени по-долу.
Подпишете и добавете прикачени файлове. Пълното име и позиция на касиера трябва да завършват доклада. Касиерът трябва да подпише доклада и да прикачи копия от всички подкрепящи документи към доклада, например банкови извлечения, доклади за набиране на средства.
