Прелатерите за пратките са съобщения, които се дават на купувачите на стоки, за да знаят, че пратката е на път. Тези предварителни заявки се използват предимно в чужбина, въпреки че много други компании, които имат само вътрешни операции, също могат да ги използват. Често се изпраща по факс или електронна поща на клиента, който получава стоката няколко дни преди очакваната дата на пристигане. Това известие позволява на клиента да се подготви за пристигането.
Разберете предназначението на пратката. Много компании изпращат предварителна заявка от учтивост към клиента. Той информира клиента за подробностите по доставката на очакваните пратки. Ако сте компания, която доставя стоки, дайте на клиентите си любезно известие от този вид.
Определете метода за изпращане на известието. Най-разпространеният метод, използван за изпращане на съобщения за предварителна проверка на пратките, е чрез имейл.
Заглавие на обявлението. Включете заглавието „Предварителна експедиция на пратката“ в горната част на съобщението. Ако изпращате известието по електронна поща, напишете това и в реда за темата. Включете кратко изявление, в което уведомявате клиента, че това служи като забележка, че поръчаните стоки са на път.
Посочете подробности за поръчката. В една предварителна заявка за пратка трябва да се посочат няколко ключови части от информацията. Трябва ясно да посочите името на вашата фирма, за да информирате незабавно клиента за това, кой изпраща това известие. Включете вида на използвания метод на доставка, номера за проследяване и очакваната дата на пристигане.
Включете всякаква информация за митническо освобождаване. Когато стоките се транспортират в чужбина, са необходими няколко важни документа за завършване. Тези формуляри обикновено се попълват от изпращача и превозвача на стоките. Митническите документи гарантират, че стоките ще могат да бъдат разрешени чрез митниците. Предварително указание за пратката включва тази информация, за да покаже на клиента, че съответните формуляри са попълнени. Ако тези формуляри не са попълнени правилно, може да възникне проблем с пратката.
Прикрепете други важни документи. При предварителна заявка за пратка много компании често прикачват определени документи, които могат да включват товарителница, търговска фактура, опаковъчен лист или информационен лист за безопасност, наричан MSDS.
Включете вашата информация за контакт. Това е една от най-важните детайли, съдържаща пратката за пратката. Това основно се състои от телефонен номер, който клиентът може да извика, ако възникнат въпроси, притеснения или проблеми.
