Пълният комплект от финансови отчети на фирмата включва баланс, отчет за доходите и отчет за паричните потоци. В комбинация те отговарят на ключови въпроси за финансовото ви здраве. Превозва ли вашата компания твърде много дългове? Колко печелившо е това? Колко пари имате на ръка? Петте основни елемента на основните финансови отчети са активите, пасивите, собствения капитал, приходите и разходите.
Определени са петте елемента
Големите пет са основните елементи на финансовото състояние на вашия бизнес. Заедно те показват колко добре прави вашата компания.
Активите са всичко, което притежава вашият бизнес, което ще генерира икономическа полза през няколко счетоводни периода, например; сгради, производствено оборудване, патенти, парични средства, вземания и земя. Активите се различават, например от електроенергията, която генерира икономическа полза, но вие използвате незабавно. Вашата сметка за електроенергия е разход, а не актив. Доставките могат да отидат по един или друг начин. Доставките са активи, докато се използват, и разход, когато се използват.
Задълженията са всичко, което сте длъжни да платите на лице, бизнес или правителство. Задълженията, дължимите данъци и дължимите заплати са всички задължения. За разлика от разходите, които се изваждат от приходите във финансовите отчети, пасивите се изваждат от общата стойност на вашите активи. Остава собственият капитал.
Счетоводството определя справедливостта по различни начини. Собственият капитал е сумата, която собствениците инвестират в компания, плюс неразпределената печалба, която е пари, които компанията прави и не изразходва или разпределя като дивиденти. Собственият капитал също се дефинира като част от балансовото уравнение: извадете общите пасиви от общата стойност на активите и ще видите какъв е собственият капитал на собственика. Ако дружеството има голям дълг или активите му губят стойност, собственият капитал в баланса може да бъде по-малък, отколкото собствениците са внесли.
Приходите са приходите, генерирани от дружеството през периода, обхванат от отчета. Оперативните приходи идват от компанията, която продава стоки или услуги. Нереализираните приходи идват от други източници, като лихви по заеми или възвръщаемост на инвестициите. Ако счетоводството ви се извършва на касова основа, съобщавате за приходите, когато получавате заплащане. Ако използвате счетоводна отчетност на базата на текущо начисляване, записвате приходи, когато ги печелите. Ако, да речем, правите работа на стойност $ 1000 за клиент на кредит, записвате 1000 долара веднага след като работата приключи.
Един разход, обратната страна на приходите, са парите, които харчите да печелите пари. Наемите, комуналните услуги и заплатите са всички разходи. Амортизацията, която е загуба на стойност на даден актив в напреднала възраст, също е разход. Цената на продадените стоки е разходна категория, покриваща разходите, свързани с предоставянето на стоките или услугите, които продавате, като труд, материали и платени часове. Ако използвате базата за начисляване, докладвате разходи веднага щом дължите парите, а не когато плащате сметката; паричната база отчита разходите, когато сметката е платена.
Елементи на финансовата позиция
Петте елемента на финансовите отчети си взаимодействат и влияят взаимно. Приходите и разходите, например, са компонентите на отчета за доходите. Когато подготвяте тримесечно извлечение, горната част на отчета показва нетните приходи от продажби. От тази сума изваждате разходите, след това добавяте нереализирани приходи и изваждате неоперативните разходи. Резултатът от това изчисление е нетният ви доход, който ви показва колко печеливша е вашата компания за този период. Приходите ви надминаха ли разходите ви? С колко? Дали оперативните приходи са по-значителни от приходите от оперативна дейност? На тези въпроси се отговаря, докато преглеждате своя отчет за приходите.
Приходите, отчетени в отчета за доходите обаче, може да не са събрани или разходите да не са били платени. Това е мястото, където идва отчетът за паричния поток. За разлика от отчета за доходите на базата на текущо начисляване, отчетът за паричния поток се фокусира само върху парите, които се променят. Например, клиентските плащания засягат паричния поток и обратно, сметките не са. Един от начините за създаване на отчет за паричните потоци е да се вземе отчетът за доходите и да се елиминират всички приходи, които не сте събрали, и разходите, които не сте платили. Ако управлявате бизнеса си, използвайки касово счетоводство, не се нуждаете от отделен отчет за паричните потоци.
Приходите също засягат баланса. Да предположим, че сте донесли $ 475,000 през тримесечието, с разходи от $ 250,000. Нетният доход от $ 225,000 добавя към вашите активи и е осчетоводен по сметки за вземания или пари в брой, в зависимост от това как е платен. С нарастването на стойността на активите се увеличава и собственият капитал.
Защо петте елемента са важни
Финансовите отчети са от основно значение за измерване на финансовото състояние на вашата компания. Отчетът за доходите показва приходите и разходите за месеца, тримесечието или годината. Ако бягате в червено или печалбите са тънки, това може да бъде предупредителен знак за финансови проблеми, които предстоят. Отчетът за паричния поток показва колко пари имате. Дори и да сте печеливши, имате нужда от пари в брой, за да платите сметката за водата или вашите служители. Балансът е моментна снимка на вашите активи, пасиви и собствен капитал в края на отчетния период.
Начинът, по който изявленията описват петте елемента (активи, пасиви, собствен капитал, приходи и разходи), предоставя информация за всеки, който е вътре или извън компанията, който е загрижен за финансовото си здраве. Информацията може да доведе до повече въпроси, като например, ако приходите са по-ниски в сравнение с предходното тримесечие, има ли проблем? Ако балансът показва значителни пасиви, това е знак, който сте взели за твърде голям дълг? Ако приходите са високи, но има малко пари в брой, трябва ли да принуждавате клиентите да плащат по-бързо? Правиш ли значително по-добро или по-лошо от средното за твоята индустрия?
Защо одити са важни
Има много начини, по които една компания може да измисли петте елемента, за да направи бизнесът погледнат финансово здрав във финансовите отчети, когато в действителност се бори:
- Направете продажби, които никога не са се случвали.
- Подайте сигнал за приходите, преди да сте спечелили.
- Преувеличава стойността на активите.
- Иск за активи, които не съществуват.
- Създайте фалшиви разходи, за да прикриете злоупотребите. Например мениджър записва покупка от $ 5,000, която никога не се е случвала. Вместо това парите отидоха в собствения му джоб.
Успешните фирми поставят контролите, за да предотвратят този вид измамни съобщения. Ако всяка голяма покупка изисква двама души да подпишат, например, е по-трудно за един човек да извърши измама. Не всички компании обаче правят това. Това е една от причините финансовите отчети да бъдат одитирани. Друга причина е, че стандартните счетоводни практики стават все по-сложни, което улеснява проникването на грешки или измами. Наличието на годишни одитирани отчети е задължително, ако сте публично търгувана компания.
Одитираните отчети са скъпи, защото са задълбочени. Първо, одиторът проучва вашата компания и разглежда потенциалните грешки или измами в елементите на финансовото състояние. След това те тестват вашите вътрешни контроли. Ако изглежда, че би било изключително трудно някой да компенсира разходи или да създаде фиктивни приходи, одиторът не трябва да е толкова изчерпателен. Ако контролите ви са немарливи, одитът става по-труден.
- Съществуват ли активите, които отчитате в баланса?
- Точен ли е балансът на вземанията?
- Вашите банкови извлечения потвърждават ли активи, за които казвате, че имате?
- Вашите кредитори потвърждават дали пасивите в баланса са точни?
- Правилно ли са отчетените разходи по отчета за доходите?
След като одиторът прегледа петте елемента и начина, по който сте ги докладвали, ще получите становището на одитора:
- Неквалифицирано мнение звучи лошо, но всъщност е добра новина. Одиторът казва, че изявленията ви са добре, без резерви.
- Квалифицираното мнение казва, че финансовите ви отчети са предимно добри, но някои данни не могат да бъдат проверени.
- Неблагоприятното мнение казва, че има сериозни проблеми, които трябва да бъдат решени.
- Отказът от одитор казва, че не е възможно да се формира мнение. Това може да се дължи на факта, че липсват прекалено много документи, за да се потвърдят, че елементите са точни, или че вашият управленски екип отказва да сътрудничи.
