Формализираната организационна структура се фокусира повече върху ролите и позициите, отколкото върху хората в длъжностите. Формализацията е процес на създаване на формализирана структура и включва поддържането на тази формална структура във времето. Формализирането на организационната структура обикновено се инициира в опит за рационализиране на процеса на вземане на решения. Формализираната организация е критична за организацията, в която са известни проблемите и промените се изпълняват бавно и целенасочено.
Формална срещу неформална структура
За разлика от неформалната организационна структура, която оценява индивида над работното място и позволява еволюцията на ролите, както е предписано от притежателя на позицията, формалната организационна структура се състои от определени роли, които не се променят лесно. Неформалните организационни структури в някои отношения са по-иновативни от формализираните структури. Въпреки това, неформалната структура е най-полезна за бързо променящите се индустрии, като например технологичния сектор. Освен това, размерът на организацията може да посочи изискваната степен на формализация. Важно е да се разберат нуждите на отделната организация, когато се определя коя структура е най-ефективна за всяка ситуация.
Идентификация
Формализацията може да бъде идентифицирана чрез степента, до която организационните роли са отделени от индивидите, които изпълняват тези роли. Формализираната организационна структура се състои от йерархична отчетност и структура за вземане на решения отгоре надолу. Тя се признава от наличието на изрични, кодифицирани стандарти и регламенти. Формализираната структура обикновено включва множество нива на надзор, включително директори на най-високо ниво или ръководители на отдели, средни мениджъри и оперативни надзорници.
Ползи
Една от ползите от формализирането на организационната структура е рутинният характер на наследяването. Ролите на конкретна позиция ще останат същите, без значение кой обитава конкретната длъжност. Работните процедури се документират така, че новият служител да може лесно да бъде поставен на свободна позиция, без да се променят процесите, свързани с позицията. Продължителната структура на формализираната организация не се променя, освен ако не бъде целенасочено променена от ръководството. Структурата лесно се разбира и обяснява. Освен това, в формализираната организационна структура лесно се постига съгласуване на ежедневните работни процеси с цялостната мисия на организацията.
Организационна схема
Структурата на формализираната организация, както и ролите и взаимоотношенията между тези роли, обикновено се вижда чрез използването на организационна схема. Диаграмите диаграми показват отделните роли в организацията, включително кой докладва на кого. Той също така илюстрира как информацията и решенията се вливат в организацията. Организационната схема е ценен инструмент в процеса на формализиране.
