Много организации имат проблеми, а за да напишете бележка за решаване на проблем, трябва да следвате конкретни стъпки., Преди да можете да напишете бележка, имате нужда от цялата информация, свързана с проблема, както и от участващите лица. Понякога решаването на проблем е въпрос на подобряване на комуникацията.
Определете или дефинирайте проблема. Вашата бележка трябва да започне с изявление за проблем. Това е кратко резюме на проблема. Уверете се, че тази информация е възможно най-проста, за да могат всички участници да разберат проблема.
Открийте възможните причини за проблема. Вашият план за действие може да бъде насочен към отстраняване на причините.
Напишете кой и какво е засегнато от проблема. Избройте всички засегнати хора и отдели и обяснете как. Например, неадекватната компютърна система ще повлияе на отдела за обслужване на клиенти, тъй като няма да може да приема повикванията по-бързо. Това може да намали рентабилността на компанията, тъй като лошото обслужване на клиенти може да доведе до загуба на пазарен дял.
Направете списък на възможните решения на проблема. Едно от решенията може да бъде пълно обновяване на компютърната система. Друго възможно решение е да се наемат повече представители за обслужване на клиенти, за да се справят с излишъка от обаждания поради лоша система. Запишете колкото се може повече решения на проблема, както можете да измислите.
Препоръчайте най-доброто възможно решение. Обяснете защо избраният от вас метод е най-добър. Определете кой ще помогне за прилагането му. Вашата препоръка трябва да включва разходите, които ще бъдат направени. Уверете се, че решението има време за начало и край. Очертайте отделните лица или отдели, които ще участват в решението.
