Системата за заплати е средата, чрез която обработвате вашата ведомост, така че да могат да бъдат изпълнени необходимите федерални и държавни изисквания. По-конкретно, Министерството на труда на САЩ изисква от вас да компенсирате служителите правилно и навреме; Службата за вътрешни приходи изисква федерален данък върху доходите от заплати; Държавният отдел по труда изисква от вас да прилагате държавно трудово законодателство, а държавната данъчна агенция изисква държавен удържан данък. Когато проектирате система за заплати, изберете тази, която най-добре отговаря на вашите нужди.
Оценете изискванията си за заплати, за да определите подходящата система. Ръчната система изисква обработка на работната заплата на ръка. Той има повишен риск от грешки, така че го използвайте само ако имате малко служители. Вътрешната компютъризирана система изисква обработка чрез софтуер за заплати. Използвайте я за опростяване на обработката на работната заплата. Външната система изисква аутсорсинг на задълженията за заплати към доставчика на заплати. Използвайте го, ако искате да елиминирате или значително да намалите вашите задачи за обработка на работната заплата.
Създайте ръчната система, ако сте избрали. Купете стандартни времеви листове в офис магазин или ги създайте с програма за електронни таблици или офис. Купете празни чекове за заплати от магазин за офис доставки или използвайте банковите си чекове. Използвайте пишеща машина, за да отпечатате заплатите или да ги напишете ръчно.
Тази система изисква ръчно да изчислявате заплатите и удръжките. Останете в крак с федералните закони за удържане на данъци, данъчни декларации и данъчни депозити чрез IRS Circular E. Свържете се с вашата държавна агенция за приходите за държавни насоки за данъците върху заплатите. Тройно проверете платежната ведомост, преди да издадете заплати. Подайте хартиени копия на отчети за заплатите в поверителна област.
Направете вътрешната компютърна система, ако това е тази, която изберете. Купете софтуера за заплати, който най-добре отговаря на вашите нужди. Малките предприятия, например, могат да използват QuickBooks, средните компании могат да използват Ultimate Software и по-големите компании могат да отидат с Mangrove. Можете да наемете служители на час по обикновен часовник, но компютъризирана система за часовник, като Kronos, е по-ефективна, защото ви позволява да импортирате времето в софтуера за заплати. Софтуерът изчислява заплатите и удръжките, дава възможност за директен депозит, отпечатва заплати и заплати, има вградени в системата федерални и щатски данъчни таблици, както и спестява и отпечатва отчети за заплати.
Направете външната система, ако изберете този маршрут. Повечето доставчици на работни заплати изискват от вас да качите вашите работни часове по интернет, или да ги изпратите по факс или електронна поща. Доставчикът обработва вашата ведомост и ви изпраща заплати и отчети за заплатите от всеки ден на плащане. Някои компании ви позволяват онлайн достъп до тяхната система, която ви позволява да отпечатвате отчети и заплати на собствения си лазерен принтер.
При създаването на тази система, доставчикът трябва да подпише договор за взаимно съгласуване, в който подробно се описват неговите услуги и да ви даде списък с цените му. За целите на директния депозит, дайте на доставчика банковата си сметка и номера на маршрута. Ако доставчикът ще обработва вашите данъчни и осигурителни дела, той трябва да подпише документ за пълномощно, който му дава разрешение.
Съвети
-
Можете да понесете IRS такси за данъчни грешки, направени от трета страна. Следователно винаги проверявайте отново работата на доставчика на услугата. Създайте блок-схема за вашата система за заплати. Графиката показва задачите, свързани с обработката на работната ви заплата от началото до края, въз основа на избраната система.
