Ефективно формулираните бизнес комуникации са целенасочени, професионални и лесно разбираеми. Те позволяват на получателя да вземе посланието, без да се досеща за намерението на писателя, да транспонира неправомерни думи или да дешифрира лошо изработени изречения. Изпратените с грешки съобщения са изключване за вътрешни и външни четци. Лошата граматика често се свързва с незнание или незачитане на установените правила, както и с мързел или бързане. Предприятията трябва да се стремят да създават замислени, полирани послания, които представляват техния ангажимент за точност и пълнота.
Изпращане на правилни съобщения
Ефективният избор на дума означава разликата между ясното разбиране на посланията и объркването. Изреченията, които карат читателите да препрочитат за яснота, могат да отбележат края на активното четене, което е непродуктивно за целта за писане на бизнес. Бизнес писането не е за учудване на читателя с големи думи и сложни конструкции с изречения. Става дума за получаване на точка, използвайки най-ефективните средства. Предоставянето на кратки, действени стъпки, когато се дава указание, улеснява разочарованието и повишава спазването от страна на читателите. Оставянето на съобщения, отворени за интерпретация, често означава неприятности, тъй като читателите могат да създават свои собствени правила или да пренебрегват напълно объркващите директиви.
Установяване на доверие
Първите впечатления означават много. Представете си, че получавате реклама за услугата „Наставничество за мир на разума“, която гласи: „Част от услугата за обучение на ум“. Разрешаването на неадекватни документи, за да се избегнат заключителните проверки, създава негативно впечатление. По-лесно за възприемащите конкуренти да се възползват от тези грешки. Докато грешките в употребата, като например написването на „пустинен бюфет“ вместо „десертни бюфет“, могат да избягат от проверка на правописа, обучените човешки очи трябва да уловят тези граматични нарушения.
Вътрешна комуникация
Служителите желаят прозрачност и откритост от страна на работодателите си. Те искат правилната информация за първи път. Изпращането на масови имейли, съдържащи грешки в транспонирането в датите на обучението или разпространяването на наръчници, съдържащи жаргон, създава хаос. Той също така губи време, защото коригирането на грешките отнема от други бизнес функции. Дори когато грешките лесно се коригират, тяхното въздействие е все още реално. Лошата граматика в рамките на вътрешните бизнес комуникации може да намали морала и мотивацията на служителите да останат ориентирани към детайлите при изпълнение на служебните задължения.
Външна комуникация
Качеството на външните бизнес комуникации помага на клиентите да формират впечатления за бизнеса. Клиентите предпочитат да водят бизнес с добре управлявани професионални организации. Визуално привлекателни реклами или правилно форматирани писма губят искрата, когато клиентите открият граматически грешки. Докато повечето клиенти няма да наводнят бизнес с телефонни обаждания по отношение на слабата граматика в кореспонденция, те ще си спомнят престъпленията. Някои дори могат да направят мисията си да предупреждават други клиенти да избягват нарушителите.
