Системата за управление на човешките ресурси може да бъде под формата на система за управление на информацията. Организацията използва HRMS, за да управлява информацията за своята работна сила. Тази информация помага на мениджърите и HR специалистите да вземат решения относно служителите. Без подходяща информация, която да е на разположение на вземащите решения, HRMS има малко приложения, различни от воденето на отчет и докладването.
Неоторизиран достъп
Когато дадена организация събира лични данни за своите служители в HRMS, може да възникнат определени рискове за сигурността. Една организация харчи средства, за да запази личната информация на служителите срещу вътрешни и външни заплахи. Един от недостатъците на електронното управление на човешките ресурси е, че организацията трябва да събира информация за това кой има достъп до личната информация на служителите. Тези данни изискват последващи действия с одитния процес, който може да доведе до дисциплиниране или преследване на служител, който има достъп до данните на служителите без разрешение или без официална цел.
Специализирани знания
Необходимостта от контрол на данните е друг потенциален недостатък на HRMS. Този контрол на данните се простира извън неоторизирания достъп на частна информация на служителите. Организация, използваща HRMS, като например PeopleSoft, трябва да използва собствен набор от технически персонал, за да програмира, отстранява, актуализира и поддържа системата. Докато HRMS може да помогне на дадена организация да намали разходите за персонал за човешките ресурси, тя може да увеличи изискванията за технически персонал с познания, специфични за HRMS решението.
Грешки при въвеждане на данни
HRMS е също толкова добър, колкото и човешките програмисти и крайните потребители. Хората с висок достъп, като например хората, които актуализират главен файл за човешки ресурси, могат да въведат грешна информация умишлено или погрешно. Ако данните се актуализират неправилно, се променят или загубят, организацията може да се сблъска с правителствени глоби и други разходи, свързани с повреда на главния файл за човешки ресурси. Изберете система с много вътрешни контроли, така че един служител да не може да прави промени в главния файл на вашата компания.
