На практика всеки в даден момент или по друго време ще бъде предмет на писмен запис, който ги поставя в лоша светлина. То може да бъде просто като запис на неформално обсъждане на вашето закъснение. Това може да бъде официално консултиране в дисциплинарна процедура, което може да ви струва повишаване на заплатата или дори вашата работа. В най-лошия случай може да е писмо, което прекратява работата ви. Във всеки случай трябва да напишете и изпратите писмо за опровержение. Това писмо има за цел да ви помогне да разрешите спора, като предоставите своя страна на историята.
Елементи, от които се нуждаете
-
Референтен материал, който се отнася конкретно за вашия случай
-
Оригиналното писмо срещу вас
Деконструирайте писмото срещу вас, като го разчупвате с параграф по параграф. Ако параграфите са дълги или съдържат много подробности, разбийте ги до нивото на изречението. Тази деконструкция ви позволява да разгледате писмото по рационален начин.
За всеки елемент от негативната информация, конструирайте опровержение, което го обяснява. Когато обясняваш тези неща, внимавай да кажеш опровержението, за да бъдеш хвърлен в положителна светлина. Например: "Г-н Смит е закъснял четири пъти по време на отчетния цикъл" може да бъде оборен с параграф, който обяснява всяко събитие. Бихте могли да кажете: "През 100-те работни дни от отчетния период бях навреме 96 процента от времето. Всеки инцидент се дължеше на обстоятелства извън моя контрол. Всеки инцидент беше докладван на моя надзорен орган възможно най-скоро." Вашето опровержение обяснява недостатъка и като отбелязва прекомерно високата посещаемост, тривиализира жалбата. Разбира се, ако писмото беше написано с повече подробности, и вашето опровержение би било по-подробно.
След като сте написали всичките си факти, препратки и първоначален проект, ще съберете писмото си. Откриването трябва да бъде уважение на авторитета, който ще го види. Тя ще съдържа кратко резюме на причините, поради които писмото се пише. Тогава ще добавите в информацията, която отхвърля оригиналната буква. И накрая, ще се затворите с уважение.
Един пример може да е нещо такова: "Сър, пиша ви, за да ви дам допълнителна информация относно писмото, изпратено в моето досие на 1 януари 2011 г. от г-н Супервайзер относно закъснението ми. Това е вярно, но писмото му никога не споменаваше, че всеки път ми беше обяснено за него по онова време, а той прие всяко обяснение като основателна причина, тъй като отчетният период е 100 работни дни, имам 96 процента респективно, г-н Служител.
Както можете да видите от примера, няма нужда да бъдете прекалено дълги, груби или дори пренебрежителни. Вместо това, можете да го държите кратки, фокусирани единствено върху неблагоприятната информация в оригиналното писмо и личността безплатно. Една непредубедена трета страна вече може да прочете двете писма и да направи свои собствени заключения.
Съвети
-
Подайте своето опровержение в рамките на 24 часа от изпращането на оригиналното писмо. Когато съставяте писмото си, цитирайте съответните разпоредби, които подкрепят вашата позиция.
Внимание
Не се лично. Ако атакувате героя - име, който се обажда, например - на оригиналния писател, ще изглеждате непрофесионално, като същевременно ще увеличите оригиналния писател в очите на читателите. Не надувайте фактите; те са твърде лесни за проверка. Не правете опровержението в личната си сапунена кутия, придържайте се единствено към фактите. Никога не пишете нещо, което не можете да докажете, ако бъдете помолени.
