Счетоводните информационни системи (AIS) революционизираха начина, по който се извършва бизнес в глобален план. След като финансовата информация бъде въведена в АИС, финансовите отчети и отчети могат да бъдат генерирани на различни нива на бизнеса, за да се осигури рентабилност.
За да може софтуерът AIS да представи точни финансови отчети и отчети, счетоводната информация трябва да бъде въведена правилно и ефективно в AIS.
Фактите
Счетоводните информационни системи (AIS) са толкова добри, колкото информацията, въведена в системата. Докато компютъризираният AIS софтуер значително е намалил човекочасовете, необходими за записване и табулиране на счетоводната информация, софтуерът все още трябва да се проверява и поддържа ежедневно за записване на финансови транзакции.
Всички финансови транзакции имат три основни изисквания за осигуряване на правилното отчитане на бизнес операциите: навременност, точност и валидност. Ако финансовите транзакции не отговарят на тези указания, информацията, въведена в софтуера на AIS, ще доведе до неправилно изготвени финансови отчети и неуспех на AIS.
своевременност
Всички финансови транзакции трябва да бъдат навременни; приходите и свързаните с тях разходи възникват през същия период, фактурите се записват в месеца, в който са получени, а месечните записи за приключване се извършват преди приключване на отчетния период в АИС.
Разрешаването на вписването на финансова информация в AIS в различни счетоводни периоди или календарни месеци ще наруши финансовите отчети, изготвени от AIS. Той също така ще създава финансови отчети, които не отразяват правилно приходите и разходите, възникнали през отчетния период.
точност
След като финансовите транзакции бъдат получени своевременно, те трябва да бъдат проверени за точност. Докладите за разходите за работа, изплащането на парични средства и паричните постъпления трябва да бъдат преразгледани, за да се гарантира, че сумите, посочени в документацията, са точни. Прегледът на финансовите транзакции може да доведе до преглед на други счетоводни функции, ако са направени последователни грешки.
Ако в AIS е публикувана неточна информация, трябва да се извърши съгласуване на сметките, за да се открият грешки при финансовите транзакции.
валидност
Измерването на финансовите транзакции за валидност е важна стъпка при записването на информация в AIS. Изискванията за валидност са изпълнени, след като дадена сделка е определена за точна, надеждна и свързана с бизнес операциите. Одити от външни счетоводни фирми обикновено се съсредоточават върху валидността на финансовата информация, въведена в AIS; Записването на невалидна информация е критична грешка и ще бъде посочено като счетоводен недостатък в докладите за одит.
Счетоводен работен процес
Финансовата информация трябва да следва правилните стъпки, за да отговори на изискванията за навременност, точност и валидност. Всяка счетоводна служба трябва да има работен процес, за да гарантира, че цялата финансова сделка може да бъде вписана в AIS, а финансовите отчети да се изпълняват преди приключване на отчетния период. Ефективните работни потоци също така ще обработват всеки документ само веднъж по време на всеки процес, като премахват увеличената работа чрез прекомерно обработване на финансови транзакции.
Умишлено измама
Въпреки че финансовите транзакции могат да отговарят на счетоводните изисквания за навременност, точност и валидност, някои фирми извършват умишлени измами, за да насърчават финансовото здраве на своята компания. Софтуерът на AIS беше предназначен като компютъризиран запис, който е трудно да се манипулира, но все още може да се направи. Използването на специални акаунти, които скриват транзакциите, създаването на отделни структури за скриване на дълг и използването на бивши одитори за проектиране на AIS на компанията, са всички начини за създаване на измамна информация с AIS.
