Информационното картографиране е ясен и ефективен метод за документиране за компании, които вече са разработили своите процедури, политики и подкрепящи документи. Бизнесът, който току-що започва да формализира процедурите си, също може да се възползва от метода за документиране на картографирането на информацията. Информационното картографиране опростява документацията, като предотвратява дублирането на инструкции или информация между процедурите. Той също така предоставя формат за организиране на информация в документа, така че да бъде по-лесно разбран. Конвертирането на документацията на фирмата ви във формат на информационна карта може да се направи в няколко лесни, макар и отнемащи време стъпки.
Прегледайте цялата документация на компанията и систематично организирайте съдържанието в категории, съдържащи подобни инструкции. Прецизирайте съдържанието на категорията, като премахнете конфликти и дублирания.
Например, много процедури имат раздел за отговорностите. За този вид съдържание бихте събрали цялата информация за вида "отговорности" във всички документи. По този начин можете да видите конфликти в отговорностите или области, в които една отговорност се припокрива с друга. Оттук рационализирайте съдържанието, за да премахнете дублирането или конфликтите. Други такива съдържания, които трябва да бъдат разгледани, включват дефиниции и предпазни мерки за безопасност.
Създавайте централни документи или други контролирани от ревизии информационни хранилища за всеки тип съдържание.
Обратно към нашия пример за отговорности, създайте един документ, който изброява съдържанието на отговорностите, което сте усъвършенствали в последната стъпка. Уверете се, че имате референтни процедури, при които се изпълняват отговорностите. Това гарантира, че документацията е правилно обвързана.
Сега, когато подобно съдържание е преместено в централен документ, старото съдържание може да бъде премахнато от оригиналните процедури. Премахване на старото съдържание от оригиналните процедури, с позоваване на новия централен референтен документ.
Актуализирайте съдържанието на оставащата документация по време на процеса на преразглеждане до формат, свързан с информацията. Организирайте съдържанието на документа чрез групиране на подходяща информация. Включете подзаглавия. Използвайте таблици, където е възможно, така че съдържанието може да бъде визуализирано по-добре. Установете най-добрите практики, като включите всички племенни знания или стъпки, които служителите обикновено изпълняват, но не са документирани в процедурата.
Съвети
-
Информационното картографиране варира от просто до сложно и може да бъде допълнително засилено чрез включване на измерима обратна връзка за управлението. За по-сложното внедряване могат да бъдат използвани професионални услуги от предприятия, като например основаващата компания Information Mapping, Inc. за оптимизиране на вашите картографирани или ненасочени процедури. (Вижте ресурси)
