Ако сте страстен служител и забелязвате, че някои от процедурите във вашата работа могат да бъдат подобрени, можете да обмислите да напишете предложение за въвеждане на нови процедури. Този вид писмо с предложение (или електронна поща) може да се класифицира като вътрешно предложение. Писането на вътрешни предложения е малко по-различно от писането на външни предложения. Тъй като пишете на хора, които работят в същата организация като вас, можете да използвате вътрешния си жаргон и да сте по-малко чувствителни към използването на поверителна информация.
Създайте план за предложението си. Определете аудиторията, на която ще се обърнете към предложението. Ако искате вашата организация да въведе нова счетоводна система, например, свържете се със счетоводния отдел, може би в офиса на главния счетоводител. Също така, определете целта на вашето предложение - прилагането на определена счетоводна система, например. В допълнение, поставете се в обувките на читателите. Това ще ви позволи да разберете по-добре как можете да убедите публиката, че предложението ви трябва да бъде прието.
Започнете да пишете предложението. В самото начало изрично и ясно посочете целта на вашето писмо. Например, можете да напишете: "Пиша това писмо, за да помоля Счетоводния отдел да обмисли въвеждането на ABC счетоводната система."
Опишете текущите процедури във вашата организация. Покажете някаква неефективност в настоящите процедури. Например, действащата счетоводна система може да отнеме твърде много време за работа. Освен това може да доведе до скъпи грешки.
Дайте кратко описание на новите процедури. Очертайте как биха били различни от старите. Първо опишете предложението си само с няколко изречения. След това дайте колкото се може повече подробности. Въпреки това, дръжте предложението кратко и кратко.
Дайте аргументи, които подкрепят прилагането на предложените нови процедури. Ясно избройте ползите, които новите процедури могат да доведат до организацията. Възможните ползи могат да включват по-висока производителност, по-добро качество на произведените стоки или услуги, по-големи спестявания на суровини и повишен морал на служителите.
Архивирайте предложението си с всички документи, ако е приложимо. Например, нови процедури може да са тествани на друго място във вашата организация или във вашата индустрия. Маркирайте ясно всички подкрепящи документи и посочете тяхното значение в текста на предложението.
Дайте подробности за това как предложените процедури могат да бъдат приложени във вашата организация. Ако предложите да въведете нова счетоводна система, прилагането може да се извърши на етапи. От известно време новите и старите системи могат да работят едновременно. След като се тества новата система, старата система може да бъде премахната.
Вземете някой друг да прочете писмото за предложение, преди да го изпратите. Поискайте критики. Обсъдете предложението и определете точките, в които може да се подобри. Променете някои изречения в предложението, за да стане по-убедително.
Подайте предложението си.
Съвети
-
Използвайте прост език. Ако трябва да използвате определени термини, дайте техните определения, освен ако не сте сигурни, че лицето, което чете предложението, е запознато с тях. Също така отдайте предпочитание на кратки изречения, които са ясни и категорични.
