Официалните писма са част от почти всяка професия, независимо от областта. Известия, запитвания и покани: те идват във всички форми и размери, но почти всички следват същия формат. Началото на професионалните писма е важно, защото те определят тона на вашия читател. Ако вашето писмо звучи безлично или непрофесионално, читателят може да постави под въпрос легитимността на вашия бизнес или способността ви да се справите с свързаната с работата информация в писмото. В интерес на читателя професионалните писма трябва да бъдат учтиви, кратки и информативни.
Напишете адреса си в горната част на писмото. Използвайте бизнес улицата, града и пощенския код. Адресът ще каже на читателя откъде идва писмото и къде могат да изпратят своите кореспонденции.
Напишете датата, на която писмото е написано по един ред под вашия адрес. Напишете месец, дата и година (24 декември 1997 г.). Датата ще информира читателя кога е написано писмото.
Напишете адреса на вашия читател на линия под датата. Започнете с тяхното име (обикновено е правилно да добавите лично заглавие като д-р или г-жа) и да добавите техния адрес, град и пощенски код в реда по-долу. Ако изпращате писмото в плик с прозорец, този раздел ще информира пощенската служба за изпращането на писмото.
Започнете с поздрав няколко реда под адреса на читателя. Започнете с "Уважаеми …" и добавете пълното им име. Използвайте лично заглавие, за да демонстрирате уважение към получателя на писмото. Добавете двоеточие след името (Уважаеми г-н John Smith:)
Съвети
-
Използвайте шрифтове, които изглеждат професионално, като Arial или Times New Roman. Двойно пространство и използвайте шрифт с размер 12 точки.
Използвайте бланки за всички кореспонденции, които ще включват вашето име и адрес.
