Независимо от индустрията, в която се намирате, или от вида на работата, която извършвате, неизбежно е в някакъв момент да се наложи да участвате в бизнес среща. Някои работни места, особено тези в офис, имат няколко срещи на ден, докато други могат да ги имат само веднъж на няколко седмици. Независимо от това е важно да знаете какви теми се обсъждат на срещите на работното ви място, как трябва да се провежда ефективна среща и какви правила на етикета да следват по време на среща. Ако отговаряте за провеждането на среща, може да се наложи да излезете с ледоразбивачки за присъстващите или да си водите бележки или минути на срещата.
Какво е бизнес среща?
По същество, бизнес среща е събиране на две или повече хора, за да обсъдят идеи, цели и задачи, които засягат работното място. Бизнес срещите могат да се провеждат лично в офис или на друго място, или дори по телефона и чрез видеоконференция. Срещите се провеждат със служители, мениджъри, ръководители, клиенти, перспективи, доставчици и партньори, както и с всеки друг, свързан с организацията. В повечето случаи трябва да се проведе среща, когато въпросът е нещо, което не може да се комуникира по телефона или по електронна поща и изисква взаимодействие лице в лице с един или повече хора.
Целта на бизнес срещата често е да се вземат важни решения относно организацията. Независимо дали става въпрос за решение на ведомствен въпрос, като например как да се увеличи бюджетът за маркетинг, или по-голяма организационна материя, като например колко хора да уволнят по време на преход, срещата помага да се предадат идеите ясно. Когато говорят лично с важни заинтересовани страни, е по-лесно да се предава важна информация ефективно, за да се постигне въпросното решение.
Друга обща цел на срещите е да се правят важни съобщения. Това могат да бъдат организационни промени, оперативни планове или промяна в посоката на компанията. Често срещите се провеждат, когато висши ръководители се присъединяват или напускат екипа или когато компанията празнува голям етап или успех. Тези видове срещи могат да работят за повишаване ангажираността на служителите и организационната хармония.
Бизнес срещите също помагат за разрешаване на конфликти и решаване на сложни проблеми. Конфликтите могат да бъдат често срещано явление на работното място, като много различни личности работят заедно в екип. Докато някои конфликти са здрави и могат да насърчат растежа, то също може да бъде нежелателно и да изискват бързо разрешаване. Провеждането на среща може да помогне на несъгласуващите се страни да постигнат споразумение. По-големите проблеми, които включват множество заинтересовани страни, имат по-голям шанс да бъдат решени на бизнес среща, когато важните хора са на едно място и работят за една и съща цел.
Преразглеждането на напредъка на компанията или проекта също е обща цел на бизнес срещите. Тук организацията проследява как екипът се справя с даден проект или как компанията се справя като цяло срещу планираните цели за приходите. Чрез провеждане на чести срещи за регистрация, организациите гарантират, че всички заинтересовани страни са запознати със статута на важни резултати.
Как да стартирате ефективни бизнес срещи
Докато бизнес срещите помагат на организациите да вземат решения и да решават сложни въпроси, понякога те могат да бъдат неефективно използване на времето, ако не се изпълняват правилно. Когато хората идват на неподготвени срещи, не обръщайте внимание и не проследявайте действията си, това може да се разглежда като загуба на време. За да се гарантира, че времето се използва ефективно, както организаторът, така и участниците в бизнес срещите трябва да бъдат активно ангажирани. Ако организирате срещата, подгответе дневен ред на срещата, като посочите точно какво ще бъде покрито. Ако има елементи, за които участниците трябва да се подготвят, не забравяйте да им дадете достатъчно време, за да го направят. Някои срещи се провеждат на рутинна основа, като например седмични точки на екипа. За тези видове срещи, създайте шаблон за дневния ред и попълвайте уникални елементи всяка седмица.
Прегледайте внимателно списъка на участниците и поканете на срещата само ключови заинтересовани страни. Ако някой, който трябва да присъства на срещата, не може да присъства, може да се наложи да го пренасочите, за да ги настаните. В противен случай провеждането на среща с липсващ участник, което е необходимо за вземането на решения, може да се окаже неефективно.
Времето е ценно и е важно да се зачита, че хората, които присъстват на срещата ви, отнемат време, за да направят това. В резултат на това е жизненоважно да се гарантира, че срещата започва и завършва навреме. Когато подготвяте дневния ред, решете колко време ще трябва да похарчите за всеки елемент и изпълнете срещата по часовник. Ако смятате, че срещата ще се отклони, я възпитавайте като помолите хората да се придържат към темите в дневния ред. Ако възникнат други важни въпроси, поставете ги за по-нататъшно обсъждане в друг момент.
За да се гарантира, че не са пропуснати никакви важни предмети, повдигнати във вашата среща, си водете бележки, наричани също минути. Можете да напишете или да ги напишете сами по време на срещата или да назначите някой друг на срещата да вземе бележките за вас. По този начин ще можете да се концентрирате върху дискусията. След срещата не забравяйте да прегледате бележките, да добавите липсващите елементи и да ги изпратите на важните заинтересовани страни. Наличието на писмен запис за обсъжданото на срещата може да бъде полезно, ако възникнат проблеми в бъдеще.
След приключване на бизнес срещата, не забравяйте да проследите действията, за които е взето решение. Може да се наложи да изпратите напомняния на колегите си или да се докоснете до тях, за да се уверите, че са изпълнили задачите си.Ако има някакви нерешени въпроси, които не са завършени до крайния срок, може да се наложи да проведете допълнително обсъждане с това лице.
Ледоразбивачи на бизнес срещи
Някои бизнес срещи, особено тези, в които присъстващите не се познават много добре, изискват ледоразбивачи. Забавните въпроси или кратките дейности за изграждане на екип могат да спомогнат за облекчаване на напрежението и да поставят всички на равни условия. Един от най-лесните начини за разчупване на леда на среща е да зададете въпрос, който разкрива уникална или интересна приумица за всеки човек. Отговорите на тези видове въпроси помагат на хората да се свързват един с друг. Някои примери включват:
- Ако сте животно, кой бихте и защо?
- Къде е най-интересното място, където сте били?
- Ако можехте да срещнете някоя историческа личност, кой би бил и защо?
Ледоразбиващите въпроси не трябва да се занимават с темата на срещата. Те са предназначени да накарат хората да говорят и да слушат един на друг. Друг голям ледоразбивач на срещите включва всеки участник, който казва две истини и лъжа, а останалите участници трябва да познаят коя точка е лъжата. Това е чудесен начин да опознаете хората на срещата. Ледоразбивачите също могат да бъдат под формата на групови дейности. Например, помолете хората на срещата да намерят някой на срещата, който има нещо общо с тях, като домашен любимец или марка кола. Това принуждава хората да напуснат местата си и да говорят с други хора, с които те обикновено не говорят.
Някои ледоразбивателни дейности включват малко подготовка за организатора на срещата. Една дейност включва написването на имената на знаменитости на малки парчета хартия и залепване на име на гърба на всеки участник. В тази игра всеки участник трябва да зададе въпроси с „да“ или „не“ за лицето, чието име е на гърба им, опитвайки се да познае кой е то.
Етикет за бизнес срещи
Докато културата на вашата организация ще информира как трябва да се държите по време на бизнес срещи, има някои аспекти на етикета на срещите, които са универсални. Един от най-добрите начини да присъствате на среща е да бъде подготвен. Това означава да знаете какво е на дневен ред и да сте направили подготовката или изследването, за да се съгласувате с предметите, за които отговаряте. Например, ако дадена точка от дневния ред включва обсъждане на маркетингов план, върху който работите, е важно да отидете на срещата с нотите на плана в ръка, готови да ги обсъдите подробно. Също толкова важно е да пристигнете навреме.
Фокусирането върху срещата вместо вашия смартфон или лаптоп е друг начин да демонстрирате професионализма си, затова изключете телефона и затворете лаптопа си по време на срещата. Ако имате нужда от достъп до файловете на лаптопа си за срещата, уверете се, че сте изключили имейла си, за да не ви разсейват входящите съобщения. Не забравяйте, че срещата изисква вниманието ви и разделянето между телефона или лаптопа ви няма да доведе до ефективна дискусия.
Да бъдеш добър слушател и активен участник са основните аспекти на присъствието на бизнес среща. Не забравяйте да следвате това, което казват хората, задавайте въпроси, когато не сте сигурни в нещо, и дайте отговори или поглед върху елементите, за които отговаряте. Езикът на тялото ви също е част от активния участник; това означава да седиш висок, вместо да се накланяш в стола си и да правиш очен контакт с хората, с които говориш.
В зависимост от вида на срещата, която посещавате, може да искате да изпратите благодарствена бележка до организатора на срещата или до хората, с които сте се срещнали. Това може да е подходящо, ако се срещате с важен клиент или потенциален клиент. Можете да им благодарите за времето и да повторите някои важни неща, които обсъдихте на срещата, за да покажете ентусиазма си.
Шаблон за минути на бизнес срещата
Когато ви е възложено да записвате протоколите от срещата, това може да изглежда като стресираща работа. Няколко съвета могат да ви помогнат да отбележите всички важни моменти от срещата, без да пропуснете нищо. Важно е да се разбере целта на протокола. Бележките, направени по време на среща, са предназначени да представляват писмен запис за това, което се е случило там. Тези бележки могат да бъдат полезни за присъстващите, за да си спомнят какво е казано или могат да предоставят разбивка на срещата за тези, които не са могли да присъстват. В резултат на това е важно да се премахнат всички ключови елементи, обсъдени по време на срещата, включително взетите решения, задачите или следващите планирани стъпки и постигнатите резолюции.
Преди да присъствате на среща, напишете прост шаблон, който можете да попълните, докато правите бележки. Получете копие от дневния ред на срещата и го използвайте като ръководство. На върха на дневния ред, добавете място за отбелязване на имената на всички участници в срещата. Ако липсват ключови заинтересовани страни, ще искате да отбележите, че и в случай, че трябва да се свържете с тях по-късно. В зависимост от вида на срещата и темите, които ще бъдат обсъждани, има няколко елемента, които можете да добавите към шаблона за минути:
- Дата и час на срещата.
- Дата и час на следващата среща, ако се планира.
- Имената на участниците и имената на ключовите заинтересовани страни.
- Решения, които бяха взети или опции, които бяха обсъдени за всяка точка от дневния ред.
- Следващи стъпки за всяка точка от дневния ред.
- Точки от дневния ред, които не бяха обсъдени на заседанието, но ще бъдат пренесени на следващата среща.
- Всяка нова дейност, която не е посочена в първоначалния дневен ред.
- Задачи или действия, както и лицата, на които са възложени, включително срокове за погасяване, ако е посочено.
Разработвайки шаблон за протоколите от срещите, ще бъдете в по-добра позиция да записвате важните заведения и да проследявате всички необходими дейности след срещата.
