Изготвянето на сертификат за заетост е обща задача за човешките ресурси. Обаче по принцип не е добра идея да се предоставя информация за настоящи или минали служители по телефона. Първо, няма начин да проверите самоличността на обаждащия се. От друга страна, предоставянето на информация по телефона нарушава контрола на неприкосновеността на личния живот, с който разполагат повечето фирми. По-добър вариант е да се изисква писмено разрешение от служителя и след това да се предостави информация за заетостта в писмена форма.
Защо сертификат за заетост?
Фирми и физически лица, които вземат решения, базирани отчасти на текуща или минала заетост и заплата, се нуждаят от начин за проверка на информацията, предоставена от служител. Най-често срещаните са банки и други кредитни институции, собственици на жилища, агенции за персонал и други потенциални работодатели. Кредиторите и собствениците на жилища обикновено само трябва да проверят статуса на заетостта и заплатите или заплатите. Наемащите компании могат да изискват информация, свързана с присъствието, ролите на работа и задълженията. Вашата политика за потвърждаване ще определи колко информация желае да предостави фирмата ви.
Стандартно срещу формално потвърждение
Информацията, която включвате в сертификат за работа, често зависи от това дали създавате стандартен или официален сертификат. Всяка версия трябва да бъде на официалното фирмено писмо и да включва датата, заглавието и подписа на лицето, което издава проверката. Стандартният сертификат, като този, който собственикът на жилището може да поиска, обикновено включва име на служителя, трудов стаж, текущо длъжност и основна годишна заплата. Официалният сертификат, издаден на заемодателя, може също да включва социалноосигурителния номер на служителя и официален печат или печат на нотариус.
Формат и стил
Удостоверението за заетост няма стандартно оформление. С помощта на стандартен лист хартия с размери 8.5 на 11 инча настройте ориентацията на страницата към пейзаж и полета до 0,5 инча, за да направите проверката по-скоро като традиционен сертификат. Задайте ориентация на портрет и използвайте стандартни полета от 1 инч за визията на бизнес писмото. Центрирайте бланката, която трябва да включва името на фирмата и информацията за контакт, и след това да започнете да въвеждате информация за проверка. Можете да форматирате сертификата като таблица и да въвеждате всяка информация на отделна, двойно разположена линия. От лявата страна въведете етикети като „Служител“, „Текуща позиция“ и „Годишен доход“. Добавете подходящата информация от дясната страна.
Опции за доставка
Възможностите за доставка често са различни за стандартните и официалните сертификати. За стандартен сертификат за заетост повечето фирми ще изпратят по пощата, факс или електронна поща информацията до получателя. Когато официалният сертификат включва номер за социално осигуряване, повечето фирми изпращат информацията чрез американската поща. Можете също така да позволите на служителите да вземат и доставят собствен сертификат. Дали уведомявате служител, че сте доставили сертификат, зависи от големината на фирмата ви и колко заявки получавате за тази услуга.
