Бизнесът и организациите зависят от комуникационните линии, които остават отворени и остават надеждни между различните части и подразделения. Без способността да комуникират ефективно, фирмените функции започват да се разпадат бързо. Но всеки, който комуникира по свой собствен начин, също води до хаос. Това е мястото, където работят протоколите на работното място.
Дефинирани протоколи
Просто казано, протоколите са вътрешни правила, които членовете на организацията трябва да следват и използват. Чрез гарантиране, че целевите дейности се обработват по протоколи, организацията осигурява последователност и съответствие на всяко ниво. Недостатъкът обаче е, че твърде много протоколи водят до съкращения, бюрокрация и, още по-лошо, до ненужни забавяния. Това работи срещу организация, която се опитва да бъде пъргав и гъвкав. Постигнете баланс между съответствие и отзивчивост.
Електронни съобщения
За да се добави към предизвикателството управлението на това как хората в една и съща организация комуникират, електронните и компютъризираните методи усложняват проблема. Скоростта на електронната комуникация често води до проблеми, които се случват по-бързо и се разпространяват допълнително, когато се правят грешки. Интелигентните телефони, електронната поща, незабавните съобщения и компютърните файлове само допринасят за много комуникации.
Писмена комуникация
Писмени съобщения, най-традиционните методи за бизнес комуникация, лесно се стандартизират от организациите, така че да могат да бъдат правилно насочени и правилно подредени по приоритет. Това се прави, като се избират различни методи за различни нива на важност. Имейли, бележки и основни съобщения могат да се използват за ежедневна комуникация. Меморандумите и писмата на фирмените бланки представят въпроси по по-формален начин. Резервирайте издадените доклади и доклади за политически дискусии и важни усилия за вземане на решения.
Електронни съобщения
Проблемът с имейлите, мигновените съобщения и интернет е, че организациите често губят контрол над съобщението и неговата публика много бързо. Организациите се обслужват добре от редовното обучение на персонала за рисковете и опасностите от електронната комуникация, като запазват тези инструменти за ежедневна, редовна комуникация и обучение на персонала за разбиране на това как редовно да се премахват старите комуникации и да се съхранява само важна информация. Твърде често хората използват тези инструменти за глупави или лични съобщения. Резултатите могат да варират от неудобни до сериозни, ако тези файлове по-късно се възкресят в съдебни дела или правни въпроси.
Правила за писане
Като част от протоколите, организациите също се възползват от гарантирането, че всички комуникации следват ясни правила за използване. Това означава, че персоналът разбира как да комуникира правилно писмено. Бързи, опростени акроними, като LOL, WTB, WU, LTR и т.н., не принадлежат към професионалните писания. Персоналът трябва да разбере, че трябва да общуват на правилния език, който поставя премия на правописа и граматиката.
Вербални комуникации
Протоколите за вербална комуникация могат да бъдат реализирани по подобен начин като писмените документи. Трябва да има нива за устни срещи, включително случайни дискусии, официални срещи, срещи на йерархията и взаимодействия при вземането на решения / вземането на решения. Всяко от тези контактни събития трябва да има разбираемо очакване как да общува, за колко време и как да обработва реакциите и решенията. Неспособността да се направи това в даден бизнес често води до ad hoc взаимодействие, което, макар и удобно в малки групи, започва да създава проблеми, тъй като организациите растат.
