Ако плащате заплати на служителите и удържате данъци, трябва да изпратите W-2 в администрацията за социално осигуряване. Ако имате до 50 служители, можете да изпращате по електронен път чрез системата за бизнес услуги на SSA. Услугата е защитена и ви предоставя незабавно доказателство, което сте подали. Трябва да подадете до 31 март по електронен път; до последния ден на февруари. Можете също да отпечатате W-2s и да ги разпределите на служителите си.
Онлайн регистрация на бизнес услуги
За достъп до BSO трябва първо да се регистрирате. Отидете в Администрацията за социална сигурност, уебсайта за бизнес услуги онлайн и изберете бутона „Регистрация“. Ще трябва да предоставите конкретна информация, като например вашето име, дата на раждане, номер на социалното осигуряване, адрес, телефонен номер и имейл адрес. След като регистрацията ви бъде потвърдена, ще имате потребителско име и парола.
Формуляри W-2 / W-3 онлайн
За да създадете W-2, ще трябва да влезете в Формуляр WSO-2 / W-3 Online. Трябва също така да извършите някои предварителни стъпки, като например избор на данъчна година, въвеждане на идентификационен номер на работодателя и гарантиране, че не се прилагат изключения или ограничения. Например, не можете да използвате формуляри W-2 / W-3 Online, ако подадете данъчна година преди 2011 г. или сте коригирали по-рано подадена W-2. За да съставите W-2, следвайте инструкциите на страницата за отчети за заплатите на BSO. Попълнете всяко W-2, както бихте направили за хартиената версия. Запишете заплатите на служителите, удържаните данъци и приложимите ползи в съответните полета.
Печатане W-2
Форми W-2 / W-3 Online ви позволява да създавате, запазвате, отпечатвате или изпращате W-2s. Можете да отпечатвате и преглеждате W-2 преди да ги изпратите. Ако вече сте изпратили вашите W-2, имате до 30 дни след датата на подаване, за да изтеглите вашите W-2, които са налични в PDF формат. Ако имате предварително попълнени, недовършени W-2, системата ще ви информира, че формулярите са непълни. BSO изпраща вашите W-2 само на SSA. Той не ги изпраща на съответните държавни и местни агенции за приходите. Трябва да ги изпратите сами.
Форми W-2c / W-3c онлайн
За да коригирате представен W-2, подайте W-2c с помощта на формуляри W-2c / W-3c Online. Тази система ви позволява да записвате и отпечатвате коригиран W-2, независимо от оригиналния формат на подаване. Можете да коригирате представените W-2s само за заплати, получени през предходните три години, три месеца и 15 дни. Можете да попълните и отпечатате до 25 W-2cs.
W-3 и W-3c услуги
А W-3 е формуляр за препращане, който показва общите заплати и удръжките за всички служители за годината. Трябва да включите W-3, когато изпращате W-2 на служителите си в SSA. За да подадете и отпечатате W-3, отворете формуляри W-2 / W-3 Online. За да подадете и отпечатате коригиран W-3, използвайте формуляри W-2c / W-3c Online.
Подаване и печат за повече от 50 служители
Ако имате повече от 50 служители, може да използвате системата за качване на файлове "BSO", за да пишете и отпечатвате W-2s. За спецификации на файловия формат посетете Администрацията за социална сигурност, Инструкции за подаване на документи на работодател W-2 и уебсайт за информация. Изберете "Публикации и формуляри", след това "Спецификации за формуляри за подаване W-2 и W-2c по електронен път." Изберете съответната връзка със спецификациите.
