Ако планирате да работите като секретар или административен помощник, трябва да сте сигурни, че имате правилните умения. Ролята на секретаря и административния асистент се е променила бързо през последните години, както и уменията, от които се нуждаят тези хора. Разбирането на това кои умения и способности са най-важни могат да направят търсенето на работа по-лесно и по-успешно.
Компютърни умения
Повечето секретарски дейности вече се извършват на компютри, така че секретарите трябва да имат солидни компютърни умения. Тези умения включват възможността за използване на големи офис софтуерни пакети като Microsoft Office. Нужните секретари трябва да се запознаят с няколко различни версии на Microsoft Office, тъй като не всички компании използват най-новата версия.
Добри комуникационни умения
Секретарите трябва да имат солидни комуникативни умения, както писмени, така и устни. Секретарите често са призовани да общуват от името на своите шефове и те трябва да могат да представят себе си и своите работодатели в най-добрата възможна светлина. Често от секретарите се иска да пишат писма само с минимални инструкции от шефовете си. Това означава, че те трябва да притежават отлично владеене на английски език и да владеят добре бизнес етикета и подходящите формати за бизнес комуникация. Необходимостта от отлична комуникация се простира във всички области, от сравнително неформални комуникации като електронна поща и мигновени съобщения, до бизнес предложения и официални писма.
Типични и административни умения
Секретарките трябва да имат много силни умения за писане, тъй като голяма част от деня им се харчи с писма, бележки, имейли и други писмени съобщения. Много работодатели изискват секретарски кандидати да вземат тест за писане, така че бъдете подготвени и практикувайте уменията си за писане преди интервюто. Много секретари също изпълняват административни функции, като например основно счетоводство и заплати. Силните математически умения са важни в секретарските професии, така че усъвършенстването на тези умения е много важно.
Хората умения
Силните междуличностни умения са от съществено значение за всеки секретар или административен помощник. Тези хора редовно работят с редица различни отдели и трябва да могат да се справят с всички в организацията, за да могат да си вършат работата ефективно. Секретари също работят с тези извън организацията, често служещи като резерви за техните шефове. Благоприятно отношение и способност да се разбираме с другите е от съществено значение за тази работа.
