Проследяващата система за подновяване на сертификатите на служителите е важна не само за навременното подаване на заявления, което може да е необходимо за продължаване на изпълнението на конкретна работа, но и за вземане на решения за увеличаване на заплатите и повишения. В повечето случаи електронното проследяване е по-ефикасно, отколкото да се използва файл с писма или да се записват дати за подновяване в календара. Въпреки че електронните опции могат да включват специализиран софтуер за планиране, можете също така да създадете своя собствена система, като използвате опцията за календар в офисния софтуер за производителност като Microsoft Outlook или Google Calendar.
Напишете дати като задачи
Въведете две дати за всяко сертифициране - и всеки служител - за да се уверите, че подновяването влиза в срок. Най-лесният начин да направите това е, като използвате опцията за задача, за да създавате задачи за всяка дата. Тази опция е достъпна както в Microsoft Outlook, така и в Google Календар. Задайте датата на първата задача една седмица преди действителната дата на подновяване. Това е датата, на която служителят трябва да започне работа по събиране на информация за подновяване и попълване на формуляри. За втората задача въведете датата, на която ще изпращате информацията. И в двата случая задачите ще се показват в правилния ден в календара ви.
Напомнете си
Microsoft Outlook има опция за напомняне, която можете да зададете след въвеждане на информация за дата на подновяване в нова задача. Поставете отметка в полето за напомняне и изберете датата и часа, в който искате да се възпроизведе напомнянето. Въпреки че задачите на Google Календар не са с автоматично напомняне, можете да подредите задачите по дата и да отпечатате дневен списък със задачи от менюто Действия.
