Акуратните настолни компютри и подредените чекмеджета на бюрото само надраскат повърхността на това какво означава добра организация. Вместо това, организирането на служителите ви често означава да сте зад кулисите и да се справите с организацията на офиса отвътре навън. Това може да означава и включване на малко творческо мислене, както и традиционни и очевидни мерки, във вашия подход към организирането на служителите.
Спрете многозадачността
Въпреки че може да изглежда, че многозадачността е добър начин да се свърши повече работа, работата по няколко задачи едновременно намалява производителността и пречи на опитите ви да организират служителите си. Според Американската асоциация за управление нетното намаление на производителността може да достигне 75%. Създайте ясно правило, което изисква от служителите ви да подредят приоритетите на дейностите и задачите и да работят първо върху най-приоритетната задача или дейност. Това не само подобрява производителността и намалява стреса, но и води до по-добре организиран работен поток.
Създаване на информационно хранилище
Идентифицирайте и настройте централно място, като например уеб-базирана рамка за приложения или споделено мрежово устройство, за съхраняване на формуляри, шаблони на документи, копия на политиките на компанията и всяка друга информация, която служителите споделят или често използват. Наличието на едно място за съхраняване на често достъпна информация прави лесен достъп и помага на всички да бъдат организирани. По същия начин централният, споделен календар на компанията или отдела информира всички за случващото се и помага на служителите да създават ежедневни и седмични планове.
Срещи и комуникации
Задайте ясни очаквания, делегирайте задачи и предварително уведомете за промените, когато това е възможно. Позволявайки на служителите да знаят какво очаквате и какво искате да работят, позволява предварително планиране и по-добра организация. Провеждайте ежеседмични или месечни индивидуални и групови срещи, за да оцените напредъка при постигането на поставените цели.Обърнете се към добрата организация директно чрез семинари, включени оратори и работа със служители, които се борят за подобряване на техните организационни умения. Насърчавайте вземането на бележки по време на срещите, за да намалите вероятността забравата да се отрази на добрата организация.
Позволете време за планиране
Изисквайте от служителите да отделят 15 минути за планиране в края на всеки ден. Включете допълнителни 15 минути всеки петък следобед, за да прегледате графика за следващата седмица и да се подготвите за предстоящата седмица. Да помагате на служителите си да подобрят уменията си за планиране също подобряват организацията, като им позволяват предварително да подготвят материали или информация. Предварителното планиране може също да помогне на служителите да видят къде могат да се опитат да се поберат твърде много в работния ден, което показва необходимост от препроектиране на дневните цели или да поиска помощ.
