Как да подготвим заключителни записи

Счетоводителите, счетоводителите или индивидуалните собственици на предприятия подготвят затварящи записи в края на отчетния период до нулеви временни сметки и прехвърлят своите салда на постоянни сметки. Временните сметки включват сметки за изплащане на приходи, разходи и капитали, като разпределения и дивиденти. Специална сметка, наречена обобщение на дохода, често се използва за въвеждане на всички приходи и разходи, за да се изчисли нетният доход на дружеството за периода. В заключителните записи се изготвят фирмените книги за записване на сделките от следващия период.

Прегледайте всички сметки за разходи, за да сте сигурни, че всички записи са точни и всички разходи, генерирани за периода, са включени. Трябва да натрупате разходи, генерирани през периода, но не са получени или вписани в периода. Например, ако сте имали разходи за суровини за продукти, създадени и продадени през периода, но все още не сте получили фактурата, трябва да добавите тези разходи, за да включите техните суми за периода.

Съгласувайте всички сметки, за да се уверите, че всички записи, корекции или грешки са коригирани. Това ви позволява да коригирате направените в грешните сметки записи и да ги поставите в правилните сметки. Той също така помага да се намерят извънбалансови сметки или еднократни записи - счетоводни записвания, които са непълни, тъй като всяко вписване в счетоводството има два крака - дебитна и кредитна сделка.

Направете каквито и да е корекции за лоши дългове, отписвания или кредитни фактури, които се отнасят за периода в съответните сметки.

Прегледайте и съгласувайте приходите, за да сте сигурни, че цялата дейност за периода е била правилно осчетоводена. При необходимост извършете корекции или коригиране на записите

Затворете сметките за приходи, като дебитирате приходите от сметките със суми, равни на кредитното салдо по тези сметки. Например, ако салдото по сметката за продажби е ($ 500,000), дебитното въвеждане в тази сметка е $ 500,000. Заключителният запис е дебит от $ 500,000 за продажби и кредит ($ 500,000) към обобщената сметка за приходите. Напишете обяснение за това вписване, като например „Затваряне на продажбите към обобщената сметка за приходите за периода, приключващ -.“ Добавете датата на края на периода в формат MM / DD / YY. Тъй като сметките за приходите, печалбите и разноските за контрабанди поддържат кредитно салдо, вие ги довеждате до нула с обратен или дебитен запис.

Направете затварящи записи за всяка разходна сметка, като изпратите сума, равна на салдото във всяка една от тези сметки. Например, ако разходът за заплати е 100 000 долара, телефонният разход е $ 42 000, а цената на продадените стоки е 240 000 долара, всички сметки с всички дебитни салда - осчетоводяват кредит от ($ 100 000) за разход за заплати, кредит от ($ 42 000) за телефонни разходи. и кредит ($ 240,000) на цената на продадените стоки. Добавете тези суми заедно и публикувайте комбиниран дебит в размер на 382 000 щ.д. в обобщената сметка за приходите, за да балансирате записа и да добавите обяснение, както е посочено в Стъпка 5. Всички сметки за разходи обикновено поддържат дебитно салдо, което изисква кредитен запис, за да ги изчистите и да прехвърлите баланс.

Прехвърлете нетната печалба или загуба от обобщената сметка на приходите към отчетите за собствения капитал на дружеството. За корпорация това е сметката на задържания капитал. За партньорство това са сметките за собствения капитал на партньорите. За дружество с ограничена отговорност това са сметките за собствения капитал на членовете. Този запис затваря обобщената сметка на дохода, като кредитира или дебитира в обобщената сметка на дохода, а обратното постъпва в индивидуалните или множествени сметки за собствения капитал.

Коригирайте временните сметки за собствен капитал до нула. Тези сметки обикновено са дебитни. Осчетоводяват кредит, равен на тези салда във всяка временна сметка на собствения капитал, и дебит към съответната сметка за постоянен капитал. Писмените и датираните обяснения на всеки от тези записи водят до яснота на операциите за последващо изследване.

Съвети

Всяка стопанска единица има свои собствени периоди и счетоводни процедури в края на годината. Прегледайте ги, за да сте сигурни, че спазвате политиките и процедурите при затваряне на счетоводната отчетност.

Тъй като заключителните записи са окончателните стъпки, приключени по време на приключване на периода, трябва да се уверите, че всички данни са точни и правилни, преди да приведете временните сметки до нула.

Когато правите какъвто и да е запис в дневника, винаги включвайте датирана бележка, за да обясните за какво е предназначен записът, за да избегнете объркване при прегледа на транзакциите месец или години по-късно.

Проверете дали всички транзакции са правилно осчетоводени, като проверите всички временни салда по сметката след приключване на затварянето. Всички временни сметки трябва да имат нулеви салда.