Има няколко причини, поради които служителят може да се нуждае от доказателство, че работи за вас. Обикновено това е така, защото някой - наемодател например - иска потвърждение, че вашият служител има работа и постоянен доход. Чуждестранните служители може да се нуждаят от писмо за проверка, за да получат виза. Писането на писмото не е сложно, стига да не внимавате да не раздадете поверителна информация.
Шаблони и формуляри
Проверете дали отделът ви за човешки ресурси има стандартизиран шаблон за писма за проверка. Това е обичайна практика, особено в по-големите фирми. Шаблонът го прави по-бърз за писателя да завърши, а HR не трябва да се притеснява за писмото, което казва нещо нередно. Ако писмото служи за квалифициране на служителя за някакъв вид държавни обезщетения, съответната агенция може да има стандартизирана форма. Работникът трябва да донесе формуляра, след което да го попълните.
Запази го официално
Писмото за проверка не е дружелюбно и не е творческо писане. Това е чист бизнес, така че го изпратете на бланката на фирмата, написана в стандартен бизнес формат. Подпишете го като всяко друго бизнес писмо. Сюжетната линия - "Проверка на заетостта за Jane Doe" - дава възможност на получателя да знае темата. Текстът е мястото, където казвате на получателя, че Джейн Доу наистина работи за вас и каква е нейната заплата, ако е необходимо. Когато пишете на имиграцията, може да се наложи да включите подробности за това колко дълго е работила за вас и какви са нейните служебни задължения.
Следвай правилата
Консултирайте се с вашия HR отдел не само за наличните шаблони, но и за всички процедури, които трябва да следвате. Може да е правило на фирмата, например, че преди да изпратите информация на някой служител, служителят трябва да я упълномощи писмено. Ограничете писмото до фактите, които сте поискали: Ако писмото не изисква информация за заплата, не предоставяйте такива. Избягвайте коментари от страна на ръката за личността или представянето на служителя, които биха могли да се върнат, за да ви хапят.
Нещата, за които трябва да следите
Проверка писма звук рутинни, но важни решения - вашият служител получава апартамент или застрахователна полица? - могат да зависят от тях. Не просто изхвърляйте отговорите: Вземете фактите за датите на заетост или заплатата от фирмените ви записи, преди да ги поставите на хартия. (Прочетете писмото, преди да го изпратите или да го направите. Човекът трябва да плати 50 000 долара, когато заплатата на служителя ви е 60 000 долара.
