Сигурността на отчетите за заплатите и персоналът, който работи с тях, е непрекъснато съображение за администраторите на заплати и корпоративното управление. Сигурността на работната заплата включва внедряване и поддържане на поверителност и сигурност на отчетите за заплатите, отдела за заплати и персонала на ведомостта. Мениджърът на работната заплата, счетоводният мениджър или мениджърът по човешки ресурси могат да носят отговорност за сигурността на заплатите във връзка с висшето ръководство. Създаването на високо сигурна и ефикасно организирана работна среда трябва да бъде целта на всеки отдел за заплати.
организация
Организацията на отдела за заплати, персонала и процесите е от съществено значение за сигурността на работната заплата. За сигурна администрация на заплатите е необходима ясна верига на командване, логична организационна схема на отдела и ясно делегиране на отговорностите по ведомостта на заплатите. В отдела трябва да бъде организиран мениджър, процесор за изплащане на заплати, специалист за специални ситуации, като например заповеди за възнаграждение за заплати и обезщетения на работниците и служителите, както и всички други служители за заплати, за поверително, ефективно, сигурно и законосъобразно обработване на заплати, Всеки, който има заплати, трябва да има ясно дефинирани отговорности, за да избягва и премахва пропуските в сигурността и пропуските в обработката на работната заплата.
Контролен достъп
Всеки достъп до хартиени документи за заплати, физически файлове за съхранение, компютри и компютърни доклади и всякакъв друг вид достъп трябва да се контролира стриктно и да се прилага, за да се осигури поверителна информация за заплатите. Всяка отговорност на служителя трябва да бъде прегледана от мениджъра на ведомостта, за да се определи какво ниво на достъп е необходимо. Достъпът до документи за физически заплати, като например разчети, увеличаване на разрешенията, документация за бонуси и комисионни и други документи за заплати с чувствителна и поверителна финансова информация, трябва да се ограничава само до тези, които обработват транзакциите. Файловете и компютрите с информация за заплати, данни и архиви трябва да бъдат разположени в защитени зони, където само лицата с разрешение за достъп могат да гледат и работят с тях. Например служителите, които работят с часове, които влизат само в часовете за труд в компютърната система за заплати, не трябва да имат достъп до процесите на окончателно подаване или документация за заплати и обезщетения.
Процедури за документи
Процедурите за заплати трябва да бъдат подробно документирани и приложени, за да се гарантира сигурността на процеса на заплащане и персонала. Всяка отговорност на служителя трябва да бъде ясно дефинирана в описанието на длъжността им, в процедурите за заплати, които те изпълняват, и в стандартното ръководство за работа на отдела за заплати. Процедурите трябва да се спазват, да се преразглеждат, когато нещо се променя и да се преразглежда поне веднъж годишно, ако не и по-често, за да се защити целостта на процесите и да се избегнат пропуски в сигурността.
Физическа охрана
Физическата сигурност на данните за заплатите, файловете, данните и системите, както и съоръженията за заплати и персонала са от жизненоважно значение. Сигурността и конфиденциалността на работната заплата не трябва да се компрометират, за да се спестят пари чрез обработване на работната заплата на рецепцията или чрез назначаване на един служител за заплати без двойна проверка. Файловете трябва да бъдат заключени с ограничен достъп. Офиси, основни рамки и настолни компютри с данни за заплати и софтуер за обработка не трябва да се намират в общите части, а в защитени места, които могат лесно да се заключват. Персоналът трябва да има сигурна работна среда от движението на служителите и посетителите и трябва да има лесни начини за успешно осигуряване на информацията, с която работят, така че те не са обект на ядосани или емоционални служители. Всякакви грешки, несъответствия и оплаквания във връзка със заплатите трябва да имат ясни процеси и да бъдат адресирани от мениджъри или надзорници, а не пряко от персонала за заплати.
