Разработването на бюджет на отдел изисква задълбочено разбиране на процеса и съответния отдел. Помислете за бюджета на отделите като план за разходите за предстоящата финансова година. Когато се подготвят предварителните документи, факторът за променливите, свързани с доходите и разходите, дават възможност за възглавница, ако прогнозираните цифри за доходите не се реализират. Един стабилен, работещ бюджет е толкова добър, колкото и цифрите, въведени от архитектите на крайния продукт.
Задайте разумни цели за предстоящата финансова година. Предварителните цифри трябва да включват очаквания за непосредственото бъдеще на отдела. Въпреки че тези първоначални изчисления са склонни да граничат с оптимистичната страна, полагайте усилия да останете реалистични с прогнозите за цифрите. Не забравяйте, че бюджетите са в процес на разработка, които изискват промяна през годината, така че е по-добре в дългосрочен план да представите разумни очаквания.
Търсете вход. Консултирайте се с други членове на отдела, особено тези, които са най-добре запознати с ежедневната работа на службата, преди да се ангажирате с постоянни цифри. Направете служителите съществен фактор за напредъка на бюджетирането. В края на краищата, те са на първа линия във всяка бизнес среда и като цяло имат изключителна проницателност по отношение на това какво и какво не работи.
Анализирайте притока. Реалистичните очаквания за доходите изискват анализ на предходните бюджети. Преди да въведете предварителни цифри, сравнете данните от предходната година на месечните, тримесечните и годишните данни. Ако е имало извънредно обстоятелство, свързано с миналогодишните цифри, се връщайте назад две години. Потърсете тенденции, които влияят на приходите. Помислете за разходите за почивка, ако бизнесът е на дребно. Погледнете първото тримесечие на предходната година, ако фирмата се справи с данъчните декларации. Независимо от сферата на дейност на предприятието, вземете предвид специфични за предприятието фактори, които насочват или разрушават входящия паричен поток. Сглобяването на тази информация прави бюджетните парични потоци много по-опростен процес.
Анализирайте изходящия поток. Неочакваните разходи могат да подкопаят всеки бюджет. За да поддържате минимум прекъсвачите на бюджета, разгледайте внимателно предишните бюджети, за да определите тенденциите. Помислете за персонала. Някой се пенсионира ли? Възможни ли са съкращения? Ако се прогнозира наемането, какво ще кажете за обучението и другите разходи, свързани с нов служител? Вземете предвид възрастта на оборудването при изчисляване на разходите. Попитайте дали компютрите или принтерите или копирните машини се нуждаят от обновяване през следващия бюджетен период. Ако е така, вземете твърди оценки за разходите за подмяна, преди да изпратите крайния продукт за преглед. Ако запасите от запаси са част от бюджета на отдела, помислете не само за цената на складовата наличност, но и за цената на квадратен метър, която ще бъде поставена, и персонала и оборудването, необходими за управлението на продукта. Накратко, анализирайте всеки детайл, за да направите крайния продукт, който работи за цялата година.
Подгответе бюджета. Като последна стъпка при подготовката на окончателния бюджет се консултирайте с ръководителите на други отдели. Техният принос може да има последици за бюджета на вашия отдел. Перспективата е основната цел на всеки бюджет. Изготвянето на бюджета на отдела става лесна задача, ако предварително се поставят основите, необходими за неговото завършване. Също така имайте предвид, че бюджетът е ковашки документ, който е в съответствие с целите на компанията и лесно се коригира при необходимост.
