Организационната система е просто, как се създава една компания. Добрата организационна структура излага както йерархията, така и потока на комуникация в една компания. Важно е за всеки бизнес, независимо от неговия размер, да въведе организационна система. Има много ползи от наличието на добре дефинирана организационна структура, включително подобрена ефективност, производителност и вземане на решения. Всяка структура има своите силни и слаби страни. В крайна сметка, тези плюсове и минуси зависят от вида на бизнеса, който управлявате, индустрията, размера на вашата организация и други фактори. Важно е да се обмисли всякакъв вид организационна система, преди да се реши коя е правилната за вашата компания.
Какви са организационните системи?
Организационната система е структурата на организацията. Тази структура дефинира начина, по който се създава всяко подразделение на бизнеса, йерархията на кой кого и как комуникира в организацията. Разбити още повече, организационната структура определя как всяка роля в дадена организация функционира. При наличието на добре дефинирана организационна структура, всички служители знаят какво се очаква от тях и на кого докладват. Собствениците на предприятия трябва да мислят дълго и упорито каква система да изберат, тъй като всяка организация има уникални нужди. Една подходяща организационна структура за една компания няма да е подходяща за друга.
Примери за организационни системи в бизнеса
Съществуват четири основни типа организационни структури: функционални, разделни, матрични и плоски. Всяка система има уникални характеристики.
Функционална организационна структура: Функционалната организационна структура е традиционна йерархия. Много компании, особено големи корпорации, следват функционалната структура. Тази система включва няколко специализирани отдела, като маркетинг, финанси, продажби, човешки ресурси и операции. Тогава висш мениджър наблюдава всички специализирани отдели. Потокът на отчитане е ясен. Всеки служител се отчита пред своите старши, включително ръководители на отдели, които се отчитат пред висшето ръководство. Висшето ръководство наблюдава цялата структура. Тъй като компанията остава разделена на специализирани отдели, служителите са склонни да стават специализирани. Това създава ясен път за насърчаване и растеж. Разделението обаче може да има проблеми с общуването помежду си. Тъй като всички отдели се отчитат нагоре, между тях има малко хоризонтална комуникация, оставяйки малко място за холистично, цялостно мислене на компанията, освен на най-високо ниво на управление. Това прави функционалната организационна система бавна да се адаптира към промяната.
Дивизионна организационна структура: Разделена организационна структура разделя бизнеса на екипи въз основа на проектите, върху които работят служителите. Тази система включва много различни типове екипи, включително правни, връзки с обществеността, изследвания и бизнес развитие. Освен това екипите се създават около конкретни проекти. Например, фармацевтичната компания може да има отделни екипи, посветени на всяко лекарство, което произвеждат. Всеки екип на проекта има директор или вицепрезидент и упражнява определено ниво на автономия в рамките на организацията. Структурата на отделите позволява на служителите да се запознаят с работата на екипа си. Въпреки това, разделенията често не са наясно какво правят другите екипи и не комуникират помежду си. Служителите може да не са в състояние да работят ефективно между отделите, когато е необходимо. В крайна сметка, тази система може да се окаже трудна задача да се управлява благодарение на неговата структура на разпространение.
Матрична организационна структура: Матричната система е кръстоска между функционална структура и разделяща структура. От гледна точка на птичи поглед, бизнесът е изграден във функционална структура, с традиционна йерархия и специализирани подразделения. Обаче, когато погледнете към тези разделения отблизо, всяка от тях е изградена в отделна организационна структура. Това означава, че те са разделени на проекти и по-малки екипи. Матричният тип организационна структура е доста сложен и изисква много планиране, да не говорим за силни системи за комуникация в организацията. Въпреки това, когато структурата на матрицата работи добре, тя елиминира много от проблемите, които се появяват при отделни или функционални организации. Комуникацията може да пътува до точните хора, което увеличава производителността и холистичното мислене. Освен това служителите са изложени на други отдели и проекти, насърчавайки кръстосаното сътрудничество. В посока надолу, структурата на матрицата може бързо да стане объркваща за служителите, когато има твърде много мениджъри, и не е ясно за кого да се докладва.
Равна организационна структура: Плоската организационна структура изравнява голяма част от йерархията и позволява на служителите по-голяма самостоятелност в работата си. Често плоските организации се разделят на временни екипи, въпреки че обикновено нямат формални структури. Все още има някаква динамика отгоре надолу в една плоска система. Често има някои висши ръководители, които управляват кораба. Тази система обаче се основава на разрушаването на традиционните йерархични структури на бизнеса. Много стартиращи компании и технологични компании се стремят към плоска организация, тъй като насърчава иновациите и приноса на служителите. Мисълта е, че когато служителите не бъдат премахнати от бюрокрацията, те ще мислят свободно и ще генерират нови, печеливши идеи. Това увеличава комуникацията между екипите и елиминира някои от комуникационните проблеми, които могат да се случат, когато съобщенията се движат нагоре надолу. За съжаление, една плоска система е трудна за поддържане, тъй като компанията расте и нуждата от по-структурирани комуникационни системи влиза в игра. Освен това, служителите в една плоска организация могат да бъдат претоварени с извършването на твърде много различни задачи и да нямат много място за растеж или да бъдат насърчавани.
Защо фирмите се нуждаят от организационни системи
Организационните системи са важни за бизнеса от всякакъв мащаб. Наличието на солидна, добре дефинирана структура изтрива объркването и излага прости процеси, които служителите да следват. Всеки работник трябва да знае точно на кого да докладва. Без някакъв вид йерархия или структура, работното място може да стане хаотично. Служителите може да не разбират кой е отговорен за това, което води до пропадане на важни неща през пукнатините. Една солидна организационна структура опростява една компания и поддържа всички на една и съща страница.
Организационната система поставя всеки човек на правилното им място, който може да допринесе за тях. Наличието на система подобрява общата ефективност, повишава производителността и осигурява яснота за всички в организацията. Всеки отдел може да работи по-добре, когато ролите са ясно определени и целите са споделени. Освен това, подходящата организационна система може да подобри процеса на вземане на решения, тъй като информационните потоци в цялата организация. Мениджърите от по-високо ниво могат да събират информация от всички подразделения, като им дават по-голяма представа за цялостта на операциите на компанията.
Солидната организационна система премахва много бизнес проблеми, включително дублирането на работа и конфликтите между длъжностите. Ако бизнесът е добре обмислен, всеки служител има определена роля, а ролите не се припокриват. Няма “пресичане”, при което никой не е сигурен кой е отговорен за определена задача или проект. Поради това се засилва сътрудничеството и служителите чувстват гордост в работата си. Работниците избягват чувството на неудовлетвореност от непрекъснато променящите се роли и постове. Те могат да се съсредоточат върху това, което вършат най-добре.
Изборът на подходяща организационна система може да доведе бизнеса ви до следващото ниво. Например, ако вашият бизнес е базиран на продукт, структурата на матрица или разделение вероятно ще бъде идеална. Това са базирани на проекти структури, които се фокусират върху специализирани екипи. Малките стартиращи фирми, от друга страна, могат да помислят за плоска структура, която да позволи на всички служители да допринесат със своите умения и опит, без да се намесва йерархията.
Примери за бизнеса с организационни системи
Примери за функционалната система: В исторически план функционалните организационни системи се използват от военните, университетите и държавните органи. През годините функционалните йерархии станаха по-малко популярни и много организации се отдалечиха от тях. Въпреки това, те все още се използват от някои предприятия. Един пример за това как може да се използва този тип организационна система е в традиционна фабрична настройка. Ръководителят на фабриката наблюдава различните отдели на фабриката, които са специализирани. Всяко подразделение има свой собствен управител, който докладва директно на ръководителя на фабриката. Друг пример може да бъде магазинът на дребно. Ръководителят на магазина наблюдава операциите от върха на пирамидата. По-долу са различни отдели. Може би има един за инвентаризация, един за обслужване на клиенти и един за маркетинг и промоции. Всеки има свой надзорен орган и всички докладват на генералния мениджър.
Примери за дивизионната система: Дивизионните системи са популярни сред големите мултинационални корпорации. Например, Johnson & Johnson има отделна структура. Всяка от марките на Johnson & Johnson работи като собствена компания, със собствено ръководство и вътрешна структура. Всички тези марки се отчитат пред компанията-майка. Друг пример за дивизионна организационна структура е General Electric. Главният изпълнителен директор се намира на върха, а освен това, компанията е разделена на различни групи. Има някои оперативни групи, като тези за финанси, правни, обществени и глобални изследвания. Някои екипи са посветени на конкретни проекти, включително авиация, енергетика, здравеопазване и др.
Примери за матрична система: Матричната организационна система е сложна и затова е приета най-вече от големи, утвърдени компании. Един известен пример за матрична компания е Starbucks. Най-голямата компания за кафе в света използва функционална структура, за да раздели бизнеса си на подразделения, включително HR, финансиране и маркетинг. Тези отдели се намират в корпоративната централа на марката и се отчитат на по-горните нива на управление. Отделът по човешки ресурси, например, създава политики, които засягат всички местоположения на Starbucks в борда. След това Starbucks има отделни поделения за всеки географски регион. Тези региони включват Северна и Южна Америка, Китай и Азиатско-тихоокеанския регион, Европа, Близкия изток, Русия и Африка. Регионът на Северна и Южна Америка, който е най-популярният за компанията, се разделя на четири по-малки дивизии. Starbucks също има продуктови подразделения. Например, има една дивизия за стоки като чашите Starbucks и друга за печени изделия. На по-ниските нива на организацията Starbucks има екипи от служители, особено на ниво магазин. Тази сложна матрична структура служи добре на кафе-гиганта, позволявайки на компанията успешно да управлява хиляди магазини в цялата страна.
Примери за плоската система: Плоските системи са популярни сред стартиращите и технологичните компании. Един известен пример за плоската система е Zappos. През 2013 г. главният изпълнителен директор на мащабната обувна компания обяви нова структура на управление, наречена holacracy, настройка за насърчаване на сътрудничеството чрез премахване на йерархията на работното място. Компанията забрани мениджърски заглавия. Вече няма да има длъжности и няма да има шефове. Всеки служител ще отговаря за собствената си работа. Компанията се надяваше да предизвика иновации и творчество, като премахне бюрокрацията, свързана с йерархията и вземането на решения. Въпреки това, Zappos се бори да запази действителността на работата.
Това е борба на много големи компании, които прилагат плоска структура. Много стартиращи фирми са говорили за трудностите при поддържането на равна организационна структура, когато изпитват експоненциален растеж. Проучванията показват, че служителите намират йерархичните структури успокояващи и практични. Така че, плоската организационна структура е може би добър вариант за бизнес, който е в начален стадий, за да стимулира иновациите и растежа. Въпреки това, повечето по-големи компании се отдалечават от една плоска система, тъй като тя може да стане тромава за управление с течение на времето.
