Всеки бизнес и лице, което работи с обществеността, трябва да общува с обществеността в даден момент. Но това не е идеално за една страна да раздели ресурсите си между основния си бизнес и да обясни този бизнес на света - това е мястото, на което идват агенциите за връзки с обществеността. за клиента, който представлява.
Първи на същата страница като на клиента
Преди PR агенция да може да получи съобщението от името на клиент, тя трябва да разбере какво е това съобщение. Представителите на ПР седят с клиентите си в началото на връзката, за да разберат всичко, което могат за тяхната дейност. За предприятията тази информация включва тяхната обща мисия, продукти, услуги и как те ги довеждат до пазара. За публични личности, която включва информация за професионалните проекти на лицето, както и лични подробности за живота, които биха могли да повлияят на общественото мнение. За всички клиенти агенцията създава протокол за обмен на информация, така че да не пропуска възможността да представи нови разработки на обществеността.
Писане на съобщения за пресата
Основният продукт, който излиза от PR агенциите, е прессъобщението, информацията за компанията, която се предоставя на информационните агенции за публикуване. Информационните агенции обичат да получават прессъобщения, особено в бавните новини, защото това означава по-малко работа за попълване на пространството в хартията. Предупреждението е, че в прессъобщението трябва да се изискват малко промени в редакцията - в противен случай редакторите на новини няма да искат да губят ценно време за това, което вероятно е несъществена информация. Един от начините да се прецени качеството на PR агенция е чрез запитване за проби за прессъобщения и тяхното разглеждане срещу насоките на стила на Associated Press. Ако изданията трудно могат да бъдат разграничени във формат от реални статии за новини, а вие все още се отдалечавате с положително впечатление за организацията, представена в изданието, агенцията е свършила добре работата си. Но за разлика от действителната новина, не е важно прессъобщението да съдържа точни цитати. Често писателят за връзки с обществеността прави котировки - но само от името на клиентите - и търси одобрение от клиента, преди прессъобщението да бъде изпратено до информационните агенции.
Установяване на връзки с информационните агенции
PR агенциите трябва да водят списък с новинарски агенции, на които изпращат съобщения за пресата. Но, което е по-важно, специалистите по връзки с обществеността установяват взаимоотношения с журналисти, които търсят информация за клиент за статия. PR специалистите са портал за цялата информация, която излиза от организацията, която представляват. Това означава, че една агенция за връзки с обществеността ще бъде първият контакт на журналиста за информация за клиента и агенцията или ще действа като говорител на клиента, или ще постави журналиста в контакт с подходящия човек в организацията на клиента. Понякога служител в агенцията действа като трета страна в интервю, за да насочва въпроси и отговори в положителна посока.
Управление на присъствието на социални медии
С развитието на социалните медии ролята на професионалистите в областта на връзките с обществеността се разширява и включва онлайн представителство на клиентите. Ако клиентът има профил в блог, Facebook или Twitter, PR агенцията трябва да има достъп до нея; ако клиентът няма такъв, агенцията трябва да го установи. За разлика от прессъобщенията, присъствието на социалните медии е пряко за обществеността. В резултат на това агенцията не трябва да се притеснява да се придържа към формата на новините или да се проявява пристрастно от името на клиента, тъй като никой не очаква публична фигура или компания да не изхвърля собствения си рог. Подобно на задълженията на говорителите или цитати в прессъобщения, актуализациите на социалните медии трябва да се пишат така, сякаш информацията е директна от клиента, за разлика от перспективата на наета трета страна.
