В сравнение с изпращането на факс, електронната поща е по-удобен метод за получаване на информация от една точка в друга.Но все още не трябва да премахвате факс апарата като основен офис инструмент. Разбира се, има случайно заседнала машина, сигнал заетост и липсваща страница, но факсовете си струват да се използват и имат предимства: по-големи документи могат да бъдат изпращани, някои хора ги разглеждат като по-професионална форма на бизнес комуникация, а подписаните подписи върху факсовете са законни,
Напишете името на получателя и изпращача на факса в секциите До и От на корицата на факса.
Напишете телефонните и факс номера в съответния номер на факс и телефон. полета. Това е полезно в случай, че получателят трябва да се обади или да изпрати факс.
Вмъкнете общия брой страници, включени в факса, включително корицата в Общия брой. на страниците или частта с номер на корицата. Това указва на получателя колко страници трябва да очакват да получат във факса.
Напишете от една до три думи, описващи целта на факса в секцията RE на корицата. Включете референтен номер, ако е приложимо.
Попълнете съответното поле или заобиколете съответното описание на думата, указващо спешността на факса, или желание за отговор от получателя.
Повечето факсове включват дескриптори за отговор, като например: За преглед (не се изисква действие), Моля, коментирайте (необходим е отговор), Спешно (обработване веднага), Поверително (само за някои очи) или Моля, отговорете (изисква се отговор).
Напишете всякакви допълнителни бележки или инструкции, които искате получателят да прочете, или да знаете в празното долно поле (Коментари) на корицата на факса.
Поставете датата, на която изпращате факса, в горната част на листа, след като прегледате факса и се уверете, че всички съответни раздели на корицата са завършени.
Съвети
-
Отпечатайте ясно и четливо, за да се уверите, че покривният лист е четлив.
Използвайте синьо или черно мастило в случай, че покривният лист е сканиран или фотокопиран.
Внимание
Избягвайте да изпращате поверителна информация по факс. Няма начин да се знае кой е на другия край.
