Офис процедурите са приети стандарти за извършване на бизнес в рамките на конкретно работно място. Тези стандарти могат да варират в зависимост от индустрията, работното натоварване, географското местоположение, професионализма на офиса или размера на компанията. Например, процедурите за офис в медицинска, стоматологична или юридическа практика ще бъдат много по-различни от тези в строителството, търговията на дребно или внос. Въпреки това, има някои "норми" за офис процедури в различните индустрии.
Телефонни процедури
Всички офиси изискват професионални и учтиви телефонни маниери. Отговорете на телефона бързо, говорете ясно и учтиво, и никога не оставяйте обаждащия се на изчакване повече от няколко секунди, без да се връщате към повикването, дори ако всичко, което се казва, е: "Все още работя по молбата ви."
Вземете съобщения за работници, които са извън офиса или са недостъпни. Запишете ясно името, датата, часа и телефонния номер на повикващия, както и целта на обаждането, ако е дадена. Когато системата за гласова поща е на място, попитайте обаждащия се дали би искала да остави гласова поща и след това да я прехвърли в системата на гласовата поща. Не е желателно да прехвърляте обаждане, без предварително да информирате повикващия за прехвърлянето.
Управление на записите
Спецификата на управлението на записите варира значително от офис до офис, но подробностите за всички бизнес операции трябва да се поддържат по ред и начин. Съхранявайте копия на всички разписки, фактури, извлечения по сметка, работни поръчки, предложения, оценки на работата, кореспонденция, отчети и всякакви други документи, изготвени от компанията.
Създавайте файлове за всеки доставчик, клиентска сметка, продажба или проект, въз основа на спецификациите на компанията. Ясно маркирайте всички папки и ги подайте на лесно достъпно място, където те могат бързо да бъдат извлечени, когато е необходимо. Това са изисквания за правилно управление на всеки бизнес, независимо от индустрията.
Обработка и разпространение на поща
Управлението на входящата и изходящата поща също ще се различава в различните офиси, но ще третира цялата поща като важна кореспонденция и ще я обработва бързо, особено кореспонденция с клиенти и клиенти.
Отворете и насочете пощата към съответния отдел или служител, в зависимост от конкретните фирмени процедури. Никога не отваряйте пощата с печат "лично". Ако входящата поща трябва да бъде отворена преди разпространението, заглавието на плика към задната част на кореспонденцията в случай, че е необходима информация за адрес или подател.
Преценете изходящата поща, ако е необходимо, и поставете правилното количество пощенски пратки в горния десен ъгъл. Ако пощата е взета от пощенския оператор, поставете го в правилното изходящо място за приемане. Ако бъде отнесен в местната поща, поставете всички букви в кутия за лесен транспорт. Закрепете всички опаковки сигурно и ясно ги обозначете за правилна доставка.
Компютри и технологии
Осигуряването на правилна защита на компютърните данни е важно в днешния офис, който разчита основно на такава информация. Практикувайте основни процедури за безопасност за защита на компютърни файлове и хардуер.
За да защитите документи и софтуер, създайте ежедневно архивиране на всички компютърни файлове на интернет сайт, който предлага такава услуга, или на отделно флаш устройство или Zip диск. Бъдете внимателни, когато изтегляте файлове и софтуер от интернет. Поддържайте програмирането на защитата от вируси, когато компютърът е включен, и поддържайте актуализираната вирусна база данни, тъй като се появяват непрекъснато нови заплахи.
Защитете хардуера със силна и надеждна защита от пренапрежение. Изключете компютрите през нощта, когато никой не ги използва, и изключете всяка електроника по време на тежки гръмотевични бури.
