Дигиталният свят направи комуникацията безспорно най-важния набор от умения както за отделните лица, така и за корпорациите. Когато комуникациите се разпаднат в една компания, тя често е предиктор за това кога друга динамика на работното място ще последва тази низходяща спирала. За да овладеят комуникацията, човек трябва да разбере основните различия между официалните и неформалните комуникации и когато всеки от тях е най-добре да се прилага. Когато комуникацията е течна и отворена, тя често води до повишена ефективност, по-добри взаимоотношения и по-голям морал.
Какво е корпоративна комуникация?
Преди да се запознаем с тънкостите на формалните и неформалните комуникационни методи, е добре да имаме основна същност на това, което включва корпоративна комуникация.
Корпоративната комуникация може да бъде както вътрешна, така и външна. Понякога това може да се отнася до обучението на служителите за имиджа на марката и за това как да поддържат и проектират марката чрез всичките им усилия. Комуникациите се използват за изграждане на взаимоотношения със заинтересованите страни. Чрез изпращането на съобщения щетите се контролират или влошават, когато нещата вървят настрани. Комуникациите определят маркетинга, връзките с обществеността и външната марка. В съобщенията и съобщенията корпорациите създават рамки за това къде се насочват и какви проекти слизат по тръбите.
Накратко, корпоративните комуникации стоят зад почти всеки аспект на съвременния бизнес. Да се превъзхожда в комуникацията е ключов начин, както служителите, така и ръководството да могат да изкарат кариерата си на по-високи нива.
Какви са формалните и неформални комуникационни методи?
Всеки начин, по който човек избира да направи нещо известно, е метод на общуване и разнообразието е огромно. Някои от тях включват:
- Да говорим за охладителя на водата.
- Изпращане на електронна поща за цялата фирма или лице от човек.
- Публикуване на корпоративни форуми.
- Споделяне в корпоративния бюлетин.
- Закрепване на брошура на таблото за обяви.
- Съобщения за чат в партньорската мрежа.
- Групови или екипни разговори в компания Slack group или Basecamp board.
- Посрещане на корпоративна кръгла маса.
- Осъществяване на реч на фирмен пикник.
- Всяка форма на текстови съобщения, социални медии и дори видеоклипове.
- Издаване на доклад на заинтересованите страни.
Нито един от тези методи не е ефективен за комуникация. Всички разбират думата. Въпросът е дали те са подходящ метод за това съобщение? Още по-важно е, че те са неподходящи?
В някои региони изпращането на текстови съобщения след работно време може да бъде противозаконно или да противоречи на договорните условия на служителя. Запознаването с приятели във Facebook може да е неподходящо за ръководител или мениджър, тъй като това може да доведе до необуздана неформалност извън работното време. От региона към регион и компания-компания днешният набор от комуникации представя редица дилеми и съображения, които трябва да бъдат признати и разбрани от мениджърите и служителите.
Примери за неформални комуникационни методи
Неформалните комуникации са всеки метод за комуникация, който не следва корпоративната верига на командване или се придържа към установените най-добри практики в компанията. Тя може да включва клюки, слухове, случайни бърборене, зашеметяване на прекъсване и други. Това се случва в имейли, чрез текстове, в приложения за групови съобщения, ръкописни бележки, поставени върху отчети, по телефонни обаждания и дори в екипни блогове. Често се смята за партньорска работа, което означава, че рядко се среща с хора на различни нива на власт.
Като цяло, тя може да бъде стремителна, непланирана, случайна и непроверена. Обикновено не е предназначено да се приема като последна дума и често се очаква да бъде изключена.
Може би един служител небрежно казва: „Видях докладите за продажбите и мисля, че това означава лоши неща за сигурността на нашата работа”. Това е неформална комуникация, която по никакъв начин не представлява крайната линия на компанията. Продажбите могат да бъдат намалени поради редица причини, от големия клиент, който обяви несъстоятелност до разработването на продукти, които се развиват за ново изстрелване, което може да направи стария продукт остарял. За да може някой да вземе такъв лек коментар, че евангелието може да бъде опасно за екипния морал. Важно е служителите да разбират случайните наблюдения като „неформална комуникация” от един човек, които могат да навредят на екипа.
Да кажем, че друг служител изпраща текст в цялата компания, който кани всички за напитки след уикенда в „Поливащата дупка“ на Ванда, където напитките с щастлив час са най-евтините. Това може да се е случило в корпоративна сметка и може да включва служители, но това е неформално и несанкционирано офис събиране. А това са страхотни строители на екипи и трябва да бъдат насърчавани, но компанията трябва да има политики за това как се организират такива събития - като например не чрез фирмени имейл акаунти.
Неформалната комуникация също може да бъде всякакъв вид снимане на бриз. Служителите говорят за своя уикенд или разпространяват новината, че Джойс е имала бебе. Футболни басейни, разговарящи за времето, скърбящи за паркиране или чудещи се на глас за изпусканията на продукта от новото тримесечие - всички те са неформални.
Когато комуникацията на работното място е неформална, често не съществува нито нужда да се запази неприкосновеността на личния живот, нито очакването за неприкосновеност на личния живот.
Примери за формални комуникационни методи
Когато се общуваме официално на работното място, обикновено има внимание. Тя е отгоре-надолу, отдолу-нагоре, странично или хоризонтално. Тя включва отдели и установени практики. Официалното общуване обикновено е замислено преди време - това е послание, което е било обмислено и планирано, след което е разпространено за конкретни служители, конкретни отдели или дори за компанията или нейните заинтересовани страни като цяло.
Той също може да се прояви в имейли или чрез телефонни разговори. Но най-важният критерий за официална комуникация е, че той се разглежда “чрез правилните канали”.
Един пример може да бъде, когато компанията месинг издава имейл с прикачен файл, който е официално написан, обяснява защо извънредният труд не може да бъде таксуван и няма да бъде компенсиран за определена продължителност. Такова писмо ще включва управление, счетоводство и може би дори правен отдел, така че да предпазва компанията от всеки, който е разбрал погрешно писмото и се опитва да осребри неодобрен извънреден труд. Това вероятно ще включва „четене“ на имейл като доказателство, че всеки получател е отворил и е прочел съобщението.
Доклад за запасите за заинтересованите страни е официално съобщение. Прегледът на служител при мениджър може да се счита за официално съобщение, когато има писмен доклад. Видеото, създадено от ръководството за обяснение на проект и достъпно чрез корпоративния облак, е официално, докато видео чатът е неформален. Публикацията на корпоративния блог е официален начин да получите новините за нови продукти или услуги, не само за екипа на компанията, но и за техните настоящи и бъдещи клиенти. Когато се разкрият лоши новини за даден проект и отделът за връзки с обществеността излага пожари, това външно официално съобщение.
Всички тези методи на общуване имат едно общо нещо - нито едно от тях не е спонтанно. Всички те вероятно ще включват добра граматика, кратък език, индустриален жаргон, корпоративни термини и вероятно дори фирмено брандиране.
Защо се нуждаете от формални и неформални комуникационни методи
Комуникацията влияе толкова много на това, което се случва в живота ни. Той потушава страховете; тя вдъхновява и възпитава. Тя изгражда взаимоотношения и може да ги разкъса.
Компаниите, които не успяват да имат добри комуникации, често страдат от широк кръг от проблеми. Тя може да накара служителите да се объркат за това какви действия да предприемат или как да се държат. Сблъсъци могат да възникнат между отделите. Случват се грешки. Темперите могат да избухнат. Резултатите могат да бъдат всичко - от неефективност до правни проблеми.
С добрата комуникация - както неформална, така и формална - корпоративната култура е по-силна, по-здрава и по-продуктивна. Когато служителите чувстват, че имат инструментите да общуват както помежду си, така и с ръководството, те често имат по-добро разбиране за техните роли и цели.
Когато мениджмънтът разполага с широк спектър от възможности за комуникация със служителите, той създава по-добри взаимоотношения, вдъхновява по-голяма лоялност и може да доведе до повишаване на производителността като цяло.
Ако комуникацията се случва неформално или формално, тя създава конфликти.
Примери за смесена или неправилно управлявана комуникация
Може би ръководството никога не се смесва с техния екип. Може би Петър, шефът на продажбите, няма представа, че Джон се чувстваше болен наскоро, благодарение на смелото лице на Джон. В резултат на това Питър не осъзнава, че екипът е подчертан, защото Джон се бори толкова много. Когато Джон информира Петър, че му е поставена диагноза рак, това е шок, защото Питър никога не е оценявал чата около охладителя на водата и избягва неофициалните имейли. Тъй като Питър е бил толкова далечен на неофициално ниво, неговият отдел по продажбите не вярва в него и те се страхуват от това, което Джон има за диагностика на рака за сигурността на Джон и предстоящите им натоварвания.
Добрите мениджъри разбират, че неформалната комуникация прави отношенията по-силни, не само в техния край, но и като блок за изграждане на морал за цялата компания, от рецепциониста до вземанията.
Като обратна страна обаче, ако комуникацията е винаги неофициална, тя оставя служителите объркани и разочаровани. Ако всяка фирмена политика се издава само чрез спонтанни реакционни взривове по електронната поща и никога не се издава официално като добре обмислена мисия, тя може да се чувства така, сякаш вратите се движат постоянно. Наистина ли това е политика, или просто друго настроение, в което ръководството е?
Може би през май ръководителят на разработката на продуктите ще избухне компанията с небрежно написан имейл, който казва: „Екипът работи усилено върху нов интерфейс, който ще направи нашия счетоводен софтуер по-лесен за използване за клиенти. Не съм сигурен за име или дата на издаване, но определено е в процес на разработка."
След това, през юли, излезе имейл, който казва: „Върнахме се в чертожната дъска на интерфейсите. Целта е повишена функционалност, която води до по-малко обаждания за обслужване на клиенти. ”
И все пак, не е имало официално комюнике за нещо, свързано с редизайна на интерфейса. Какво трябва да казват или правят служителите за проблеми с интерфейса, ако клиентите попитат? В този случай е наложително фирмата да я събере заедно и да издаде официално съобщение, в което да се казва какво точно прави екипът за развитие, защото това е важна информация за всяко ниво на компанията, от бюджета до маркетинга, а след това отделите могат да разработят план на действие на предстоящите интерфейси.
Как да преподаваме служителите формални и информални комуникационни методи
Когато става въпрос за комуникация, залогът е по-голям от всякога. Политиките са от решаващо значение в корпоративната среда и когато се излагат, това е формално. Изискват се писмени насоки, при необходимост се дават пояснения. Може би разяснението може да се осъществи чрез обръщение към персонала на среща или разрешаване на дискусията на Slack канал, но е важно да няма неясноти.
Поканете служителите да се ангажират и да задават въпроси, ако не са сигурни в нищо. Позволете им да разберат, че е добре да изпратите имейл или друга писмена комуникация, ако искат да им бъдат придружени с хартия. Такава хартиена пътека защитава и компанията.
Политиките трябва да посочват къде стои фирмата за неща като клюки - че може да е вредно и непродуктивно, че всички служители заслужават уважение и неприкосновеност на личния живот по въпроси както на работното място, така и извън него. Политиките следва също така да изяснят, че докато хората са свободни да използват социалните медии като частни лица, те не трябва да споделят работен продукт или да говорят за фирмените въпроси по техните социални канали.
Насоките могат също така да изяснят дали е добре да се използва неформално електронна поща в рамките на работата или дали подобни съобщения трябва да се ограничат до приложения за съобщения и други подобни. Те трябва да посочат дали има правила за изпращане на текстови съобщения или изпращане по имейл след часове и дали от служителите се очаква да наблюдават тези дейности извън обекта.
Тук също трябва да се повтаря политиката по отношение на флирта и тормоза, тъй като те винаги са неформални комуникации, които често подбуждат към фирмените правила.
В крайна сметка, писмен наръчник за комуникация в компанията е най-добрият начин за установяване на корпоративната комуникационна култура. Не забравяйте, че неформалната комуникация е ценна, изграждаща морала част от всяко работно място и трябва да бъде позволено да процъфтява понякога. Разбира се, тя може да излезе от контрол, ако не престава, така че компанията трябва да има насоки за това кога е подходящо и какво е подходящо да се обсъжда неофициално. Сексуални завоевания, не, но страхотен уикенд в една кабина, това е добре.
В крайна сметка, чрез създаването на положителна, открита комуникативна работна среда, вие ще откриете, че вашата компания се радва на по-малко стресираща, по-продуктивна среда, с служители, които се чувстват по-лоялни и ценени на работното място.
