Когато провеждате всеки бизнес, неговите заинтересовани страни, мениджъри и клиенти ще очакват ефективност, надеждност и сигурност. Това е особено вярно за финансовите транзакции. Вътрешният контрол гарантира, че всички бизнес или организационни процеси отговарят на тези изисквания. Въпреки това е важно да се идентифицират всички слабости в настройките на вътрешния контрол. Има няколко начина за откриване на тези недостатъци и има информация, която да ви помогне. Комисията за ценни книжа и борси например е издала насоки за мониторинг на вътрешния контрол.
Каталогизирайте всички свои процедури за вътрешен контрол. Това ще включва документиране на финансови транзакции, проектиране и тестване на продуктите, процедури за закупуване и вътрешен одит. Знаете точно с какво се занимавате, преди да проверите процедурите. Опитайте се да идентифицирате части от компанията или организацията, които могат да бъдат изложени на по-голям риск от други. Също така оценете дизайна на вашите контроли. Това обикновено включва документация, организация, разделяне на задълженията, обратна връзка и обучение.
Извършване на оценка на риска за всички процедури за контрол. Идентифицирайте най-вероятните неуспехи във вашия бизнес или организация. Оценката на риска обикновено е под формата на таблица. Всеки нов риск се поставя в ред. За да проучите риска, добавете няколко колони, които показват какво може да се обърка, защо, кой е отговорен за този конкретен процес, кой го е проверил, решения и кога отговорното лице е предприело действие.
Провеждане на вътрешен одит. Това включва запаси от акции и активи, парично съгласуване и задължения. Паричното равнение означава, че сумата на ликвидните парични средства, притежавани от дружеството, е вярна в сравнение с приходите и разходите. Проверка на платими сметки означава проверка на това, че всички плащания се насочват към правилната компания или физическо лице. Те трябва да бъдат съпоставени с всички финансови отчети както вътрешни (счетоводни), така и външни (банки).
Обучение на персонала за съвременните процеси и методи за вътрешен контрол. Вътрешният контрол, подобно на много други аспекти на бизнеса, постоянно се развива. Уведомете служителите си за всякакви промени и ги запазете добре обучени. Липсата на знания и обучение е основна причина за неуспехите на вътрешния контрол. Проверете знанията на работниците и провеждайте сесии за преглед по време на обучението на персонала.
Наблюдавайте персонала си за вътрешен контрол. Оценките на риска обикновено се създават от тези, които извършват вътрешен контрол. Наблюдението или провеждането на външни проверки позволява на трета страна да идентифицира възможните слабости, които лицето или екипът на място е пропуснало. Те могат да варират от самия процес до надзора на тези, които го контролират. Външно одиторско дружество обикновено извършва такива проверки. Повечето предприятия имат връзки с доверени външни одитори.
Проучете обратната връзка от клиентите и заинтересованите страни. Има ли общи оплаквания? Имаше ли някакви нарушения на вътрешния контрол? Например, ако определен брой клиенти съобщават за един и същ неуспех на продукта, като например дефектен бутон, можете да работите назад през процедурите на фирмата си, за да намерите проблема. Това обикновено означава преразглеждане, в обратен ред, доставка, монтаж, производство, изпитване и проектиране.
Вижте отчетите на ведомствата. Има ли области на компанията, които са се влошили или не се подобряват според очакванията? Такива проблеми могат да се дължат на други фактори, но могат също да сигнализират за някакъв неуспех на вътрешния контрол. Всеки отдел е в състояние да контролира и наблюдава какво прави; но докладите на ведомствата трябва да бъдат обвързани, за да отразяват бизнеса като цяло. Проучете дали всеки отдел има достатъчно силен механизъм, за да може неговият персонал да докладва за слабости в контрола.