В счетоводството има няколко финансови документа, използвани за проследяване на сделките на компанията и цялостното финансово състояние. Главната книга и балансът са два от централните документи в счетоводния процес на компанията. Въпреки че съдържат подобна информация, главната книга и балансът не са същите. Тяхната цел е отделна и методите за записване на информация във всеки от тях са различни.
дефиниция
Всички транзакции се осчетоводяват в главната книга от ежедневния дневник, като се използва система от дебити и кредити, подобно на която използвате в чекова книжка. Това е ядрото на финансовите данни на фирмата Ви, проследявайки всяка транзакция от първия ден от историята на фирмата ви. Балансът не се записва толкова подробно, колкото главната книга. Това е моментна снимка на финансовото състояние на компанията по отношение на активите и пасивите в определен момент.
структура
Сметките в главната книга са групирани в пет категории; активи, пасиви, собствен капитал, приходи и разходи. Обикновено има отделна страница за всеки акаунт, проследяван от главната книга. Транзакциите се записват в главната книга, тъй като се случват за всяка сметка. Например, плащане, направено на кредитор, ще бъде записано под „разходи“, а в същия ден, ако клиентът е извършил плащане към дружеството, той ще бъде записан под „приходи“. Балансът не е разделен на отделни страници. Вместо това, сумите за всяка категория се записват, когато те са за този период. Например, общите приходи към 31 декември ще бъдат записани и разходите също ще бъдат събрани и записани. Следователно плащанията към кредиторите А, Б и В ще бъдат сумирани, а не записани поотделно.
Предназначение
Главната книга се използва като източник на данни за други финансови документи, включително баланса. Главната книга проследява транзакциите и води запис на всички данни за компанията, така че да могат да бъдат точно съставени други финансови документи. Несъответствията, счетоводните грешки и загубите могат да бъдат проследени чрез главната книга. В счетоводния баланс е посочен всеки, който го разглежда (например кредитор) какво притежава едно дружество, както и това, което дължи на други страни, считано от датата на приключване. Балансите често се използват, за да се определи дали даден бизнес отговаря на условията за кредит или заем. Кредиторите, инвеститорите (потенциални и текущи), ръководството, доставчиците, клиентите, държавните агенции и профсъюзите използват баланса, за да прогнозират къде ще бъде компанията или как ще изглежда финансово по пътя. За кредитор това е инструмент за оценка на риска на компанията при разглеждане на заем. За главния изпълнителен директор или президента на компанията, балансът помага да се определи дали компанията има твърде много инвентар или ако трябва да увеличи приходите.
