Ако изпращате печатно бизнес писмо, вие сте най-безопасният, ако се придържате към стандартен, традиционен формат. Университетът Пърдю предлага да започнете с вашето собствено име и адрес - освен ако не е в бланката - и след това датата под нея. По-долу напишете името и адреса на получателя, след това поздрава. Ако изпратите много писма, можете да спестите време, като настроите шаблон в компютъра си.
Проверете фактите си
Няма да спечелите клиенти или да повлияете на хората, ако не знаете основните факти. Институтът Емили Пост казва, че трябва да сте сигурни в името и адреса на получателя, както и точното име на нейния бизнес, преди да изпратите писмото. Ако името на получателя е полово неутрално, като Пат или Сам, разберете, ако можете, дали пишете на мъж или жена. Когато пишете писмото, коригирайте, за да потвърдите, че сте написали всичко правилно.
Писане на непознати
Ако пишете на някого, когото не познавате добре, като потенциален клиент, дръжте нещата формално, използвайки г-жа, г-н или д-р, според случая. Ако не знаете пола, играйте на сигурно място с "Уважаеми Пат Смит." Ако всичко, което имате, е заглавие като директор по продажбите, "Уважаеми търговски директор" е приемливо. Въпреки това, списание Inc. казва, че ако можете да откриете правилното име, това е за предпочитане. Ако е някой, когото сте срещнали, "Уважаеми Пат" може да е приемливо - това е решение, което ще трябва да направите.
Дръжте го кратък
Когато пишете бизнес писмо, дръжте го кратко. Ако имате някаква връзка - срещнахте се в Търговската камара, един колега я препоръча - може би искате да го донесете, отбелязва Ксерокс на нейния уебсайт. След това стигнете до точката на писмото, което трябва да е това, което е в него за получателя. Ако това е търговско писмо, например, искате да извлечете предимствата на покупката от вас. Не се доближавайте до него като имейл, въпреки че - дори ако изпращате дузина подобни писма, направете го възможно най-индивидуално.
Изберете думи внимателно
Ако пишете на някого във вашата компания, изборът ви на поздрав може да зависи не само от това дали сте я срещнали, но и от това дали това е вашият ръководител, главният изпълнителен директор или някой от вашите подчинени. Консултантската фирма „Обществен свят“ казва, че трябва да избирате внимателно думите си, за да избегнете каквото и да е, което да ви нарани, за да нарани вашата кариера. Дори ако обсъждате проблем или изпращате предупредително писмо, поддържайте умерен, любезен тон - не пишете, когато сте ядосан.Да предположим, че каквото и да кажеш, няма да се запази лично, защото често това няма да стане.
