Главната книга представлява първото голямо усилие на компанията ви да консолидира всички счетоводни записи за всяка от позициите, които се появяват в отчета за доходите и в баланса. Всяка договорена покупка се сумира, заедно с балансиращите записи, и преминава през главната книга. Например под-отчетът за платими сметки може да съдържа хиляди записи, отразяващи бизнес дейността с доставчици. Главната книга изброява общо дължимите сметки. Счетоводната книга е подобна на първия проект на отчета за доходите и баланса. Той консолидира всички дебити от едната страна (или страницата) и ги представя срещу балансиращи, консолидирани кредити от другата страна (или страница). Тези документи се актуализират непрекъснато, тъй като вписванията се правят в счетоводната информационна система, но в крайна сметка са най-важни, когато се използват за представяне на тримесечни и годишни финансови отчети или за попълване на данъчни декларации.
Различията
Основната цел на главната книга е да обобщи всички финансови транзакции през фискален период. Основната цел на пробния баланс е да се гарантира, че дебитните и кредитни баланси. Всяка стъпка от този процес включва обобщаване, консолидиране и представяне. Да останат в примера с дължимите сметки, всички транзакции, включващи всеки продавач, са обобщени в главната книга. Впоследствие всички обобщения на задължения по сметки се консолидират и представят в пробния баланс като задължения към сметки. Същият процес се случва и за балансиращи позиции и всички други договорени покупки, като например материални запаси, продажби и собствен капитал. Главната книга е с дължина много страници, но пробният баланс обикновено не е по-дълъг от няколко страници и е много близък до баланса и отчета за приходите.
