Всяка компания, независимо от индустрията, има административни задължения, които трябва да бъдат обработени, за да може компанията да работи ефективно. Тези задължения често се изпълняват от секретар, администратор, административен асистент, изпълнителен асистент или офис мениджър. В по-малките предприятия, където такива роли може да не съществуват, служителите трябва да работят заедно, за да гарантират, че административните задължения са изпълнени.
Съхраняване на информация
Своевременното подаване на важни документи на подходящи места е административно задължение, което включва поставяне на папки в картотеки или документи в онлайн програми за управление на документи. Точните системи за архивиране осигуряват на служителите достъп до финансови отчети, документи и проучвания на клиентите.
Намиране на информация
Изследването на информация за клиенти, мениджъри и колеги или онлайн, в офис системи за подаване на документи или в книги е съществено административно задължение, което помага на предприятията да разполагат с необходимата информация за започване и завършване на проекти. Тази информация често се събира, обобщава, разпространява до необходимите лица и се представя в доклад или електронна таблица.
Отговаряне на телефони
Независимо дали притежавате рекламна агенция или пералня, клиентите ще имат въпроси относно продукти и услуги, часове на работа, заявки за информация или въпроси относно ценообразуването. Отговарянето на тези обаждания и стремежът към нуждите на клиентите е административно задължение, което може да повлияе на успеха или провала на корпорацията. Неефективната комуникация с потенциалните клиенти може да остави лошо впечатление за организацията. Важно е лицето, изпълняващо това административно задължение, да бъде представително, учтиво и информирано за компанията.
Поздравителни посетители
Когато посетител влезе в офис, рецепционист или секретар обикновено седят на вратата, за да кажат „здравей“, приветствам посетителя на работното място, помагаме с въпроси и го насочваме към съответното лице, офис или дивизия. Независимо дали става дума за доставчик, който отпада пакет или клиент, който се явява за насрочена среща, поздравява посетителите е основно административно задължение.
Покупка на оборудване и консумативи
Поддържането на помещения за доставки и шкафове, снабдени с хартия, химикалки и други офис консумативи, е административно задължение. Задачите, възложени на тези позиции, включват приемане на поръчки от други служители, проследяване на поръчки, разпръскване на елементи при пристигане и обработка на фактури, обикновено във връзка с финансовия екип.
Създавайте и управлявайте писмени съобщения
Освен съставянето на имейли и бизнес писма до създаване на отчети, електронни таблици и бази данни, административните задължения включват и създаване и управление на разпространението на тези писмени съобщения. Независимо дали тези комуникации са за колеги или клиенти, задачите се изпълняват чрез текстообработка и електронни таблици, за да се създадат професионални, кратки документи.
Подготовка на срещите
Създаването на конферентни зали и заседателни зали, организиране на кетъринг, поръчка и създаване на аудио-визуална техника и изготвяне на дневен ред попадат в категорията на административните задължения. Тези ключови задължения са от съществено значение, когато компаниите имат конференции или срещи с клиенти на или извън офиса.
