Писането на официално писмо до борда на директорите може да бъде процес на заплаха. Това е вашият шанс да чуете вашите мисли от отговорните, така че е важно да следвате официалния процес. Но няма смисъл правилно форматиране, ако липсва съдържанието или писмото има граматически грешки.
Преди започване на писмото до борда
В съответствие със съвета на директорите, знайте какво искате да кажете. Каква е мотивацията ви? Какво искате да постигнете? Писмото за жалба се нуждае от съвсем различен такт от, да речем, писмо, изискващо финансиране за проект.
Отделете време да направите някои бележки. Запишете какво да кажете и защо е важно за вас. Последното може да не го направи в писмото, но може да ви помогне да се концентрирате и подреждате. Има ли някаква документация, на която трябва да се обърнете, доказателства или статистика, които искате да споделите? Пригответе ги и си запишете защо са подходящи.
Изготвяне на писмото
Първо, организирайте бележките си. Коя е най-голямата точка по отношение на това защо пишеш? Какви елементи подкрепят тази точка? Сложете ги в ред. По същество това е вашият план, така че сега е добре да отидете.
Много хора се борят с започването на писмо, мислейки, че трябва да бъдат остроумен от самото начало, но да бъдем ясни е по-важно. Кажете всичко, което трябва да кажете, след това го подобрете и затегнете при редактиране. За да започнете, обърнете се към него „Уважаеми председател Смит и членове на борда“ и след това отворете с „Аз пиша за…“, след което цитирайте вашата основна причина за писане.
Следвайте отварянето си с основната точка на подкрепа и напишете няколко кратки параграфа, които включват всички въпроси, които сте отбелязали по-рано.
Не забравяйте, че това е бизнес и тези хора имат много на чинията си. Не бъдете цветни, не обичате или не сте дълга. Стигнете до точката, бъдете вежливи и го уважавайте.
Значението на редактирането
В действителност писането на борд на директорите не се различава много от писането на официално бизнес писмо, с изключение на това, че е за група хора и може да има повече за нея, в зависимост от това защо пишете.
Повечето хора прекомерно се стремят да пишат, когато най-важната част, наистина, е редактиране. Винаги почивайте, след като напишете нещо, така че главата ви се изчиства и се връщате със свежи очи.
Вземете поне три редактиращи паузи. Потърсете граматически грешки, ненужни думи и прекалено небрежен тон. Хората често грешат, че са кратки, като са груби, но писането е кратко и силно, и двете качества, които играят добре в бизнес кореспонденцията.
И все пак, бъдете уважителни и донякъде благосклонни, но не излитайте или не поставяйте нищо прекалено гъсто.
Знайте целта си
Както споменахме, важно е да знаете защо пишете. Възможно е трите най-често срещани писма, които ще трябва да напишете, да поискат нещо, да подадат оставка или да приемат възможност.
напускащи: Когато се оттегляте от компания, проект или дори от самия съвет, заявете, че сте благодарни, че сте имали възможността. Обяснете, за предпочитане едно изречение, защо се отказвате - по лични причини, да изследвате нова възможност, защото желаете промяна - без да споделяте подробности. Дръжте го кратко и професионално. Ако можете, предлагайте да бъде на разположение, ако е необходимо в бъдеще.
Приемане: Това може да бъде един параграф, последван от изявление за благодарност. Да речем, че сте горди да приемете възможността, очаквате с нетърпение да дадете своя принос и сте благодарни за вярата на борда. Не се спирайте върху проекти или намерения; за това са договорите.
заявител: Веднага посочете това, което искате. Обясни защо. Ако имате подкрепящи доказателства за това защо искането е валидно, тогава документирайте това накратко. Избягвайте обещания за изпълнение или резултат, тъй като те трябва да се посочват само в договор или график на проекта, където имате възможност за преговори. Благодаря им за тяхното разглеждане и предложение да бъдат на разположение, ако имат въпроси или се нуждаят от пояснения.
