Системите и процедурите са жизненоважни за успешното функциониране на бизнеса. Според Майкъл Гербер, бизнес консултант и автор на най-продавания бизнес справочник "The E-Myth", системите задвижвани от бизнеса спестяват време, причиняват по-малко стрес и правят повече пари от предприятията, водени от думата и инструкциите на собственика. Създаването на офис процедури е упражнение по логика и организация, най-добре провеждано в стъпка по стъпка.
Определете обхвата на процедурата, точно каква е целта на процедурата. Бъдете разумно подробни, но не толкова тежки. Например, имате нужда от процедура за обработка на входящата поща, която е различна от процедура за обработка на изходяща поща. Нямате нужда от различна процедура за нежелана поща, сметки, списания и лична поща. Тези подкатегории могат да бъдат включени в една и съща обща позиция.
Определете кой е отговорен за това дали процедурата е извършена, включително сроковете или времевите линии, свързани с процеса. Отговорното лице не трябва да го прави лично, а трябва да се консултира с делегирания, за да се увери, че качеството е завършено и проверено. Тази дефиниция е най-добре да бъде присвоена на заглавие, а не на човек, дори ако знаете кой ще свърши работата точно сега.
Избройте индивидуалните задачи, присъщи на този процес. Сложете ги в хронологичен ред.
Напишете описание на всяка задача, включително разумни срокове, необходимите инструменти и необходимите основни действия. Включете "състояние на завършване" - каква е задачата при завършване. Състоянието на завършване е жизнено важно за инспектиране на работата и оценка на работата на служителите.
Запишете последствията от невъзможността да се изпълни дадена задача в рамките на дадения период от време. Това включва дисциплинарни действия за служителя и план за извънредни ситуации за проблеми, които възникват вследствие на неуспеха.
