Офис комуникацията може да се ръководи основно от електронна поща и незабавни съобщения, но почти всеки офис все още получава и обработва огромно количество документи. Всъщност според американската агенция за опазване на околната среда средният офис работник обработва приблизително 10 000 листа хартия всяка година, или средно около два килограма хартиени и картонени продукти всеки ден. По-добрите процедури за управление на пощата в офиса могат да направят дълъг път към осигуряване на плавен поток на вътрешна и външна комуникация.
Определете подходящ персонал
Дори малките предприятия могат да се възползват от определянето на един човек, който да обработва всяка входяща и изходяща поща, за да се гарантира, че нищо няма да се загуби или пренасочи по пътя към местоназначението си. Колкото по-голяма е организацията, толкова повече служители трябва да бъдат назначени да получават, събират, разпространяват и събират цялата фирмена поща и пакети. С електронната поща, която става все по-популярен избор за комуникация и разпространение на официални документи, обработката на хартиена поща може да бъде само част от описанието на длъжността на служителя, в зависимост от обема на пощата, който преминава през обичайните корпоративни комуникационни канали. За търговски доставки (напр. UPS, FedEx, DHL) рецепционистът обикновено е най-добрият човек, който получава и подписва входящи пакети, заради отличното си местоположение. Обикновено не е добра идея да се предадат всички други задължения за управление по пощата на рецепциониста, тъй като тази отговорност често изисква да остави бюрото си без надзор за дълги периоди от време.
Създайте диаграми на потока за разпространение на поща
Мениджърите и служителите, отговорни за разпространението на поща, трябва да си сътрудничат при разработването на насоки, използвайки диаграми, контролни списъци или какъвто и формат да е най-удобен за вашата компания, че всички служители, особено персоналът, който ще наблюдава разпространението и събирането на поща, ще последват. Трябва да се вземе под внимание всяка стъпка от събирането на пощата: събиране на пощата в централния център за събиране (пощенска кутия, пощенски носител, корпоративна поща, персонал за доставка на пакет или конвенционална пощенска кутия); съпоставяне на определено място в офиса, предназначен единствено за сортиране на поща; разпространение или до отделни пощенски кутии, или до отделни пощенски кутии или ръчно доставяне до всеки офис; събиране на изходяща поща и гарантиране, че цялата изходяща поща е подходящо адресирана и подпечатана; и поддържане на чист и напълно зареден район за събиране / сортиране на пощата.
Осигурете необходимите консумативи
Уверете се, че станцията за събиране / разпределение на пощата разполага с всички доставки, от които служителят трябва да изпълни работата си. Ако фирмата ви е достатъчно голяма, така че разпространението на поща да е по-ефективно, използвайки централно местоположение, издигнете стабилен пощенски / литературен организатор или сортировач на поща с много кутии за всеки отдел или служител и ясно обозначете всеки един. Отделите ще изискват по-големи кабини от отделните хора, така че им дайте достатъчно пространство.Дръжте добре зареден шкаф или бюро с ролкови ленти и лентови дозатори; опаковъчен материал; пликове; връщане на етикети с различни размери, предварително отпечатани с адреса на фирмата ви; пощенски етикети с различни размери, предварително отпечатани с някои от най-често срещаните пощенски дестинации на вашата компания; печати за време и дата; пакетна скала; автоматични писалки; маркери; Контейнери за съхранение; и малък камион или кукла. Не забравяйте да включите шредер за промишлени размери и кофи за рециклиране. Ако вашата компания премине повече поща, отколкото един човек може да разкъса или рециклира, помислете за сключване на договор с външна компания за управление на документи / рециклиране, за да се справите с работата за вас.
Следете цялата входяща и изходяща поща
Създайте система за управление на електронната поща, за да следите цялата входяща и изходяща поща. Ако вашият бизнес е само вие и асистент, можете да пропуснете тази стъпка, но ако наблюдавате голям отдел или компания с десетки служители, създайте система, която ще следи датите, в които се изпраща пощата и, ако е необходимо, за на когото. Особено важно е да създадете тези системи, ако фирмата ви получи много чувствителни правни документи и пакети. Елементите се губят дори в малки офиси по-често, отколкото си мислите; Най-добре е да избягвате тези разочароващи ситуации, като например създавате основна електронна таблица на Excel, която показва кога е пристигнал пакет и кога е заявен от неговия получател или представител.
