Писането на разписка на ръка може да изглежда старомодно или дори претенциозно, но клиентите оценяват факта, че сте взели това допълнително усилие, за да сте сигурни, че имат запис на разходите си. Дори и компаниите с автоматизирани касови бележки понякога изпитват прекъсвания в захранването и интернет услуги. Вместо да губите бизнес, можете да напишете разписка за продажба на стоки на ръка, ако не се занимавате с покупки с голям обем.
Защо да предоставяте разписки?
Предоставянето на точни разписки има много предимства за вашите клиенти и вас, търговеца. Практиката защитава вашата репутация като търговец или доставчик на услуги. Фишът, който предоставяте, показва на клиента, че е получил всички стоки и услуги, които са закупили, на правилната цена. Разписката също така документира конкретните предпочитания на клиента. Проследяването на предпочитанията на клиентите и моделите на купуване ви помага да следите запасите си и да планирате възстановяването на запасите.
В допълнение към спазването на IRS и индустриалните стандарти, предоставянето на точни разписки прави и следното:
- Той защитава служителите ви от фалшиви обвинения в несправедливи или нечестни практики.
- Практиката улеснява разрешаването на спорове.
- Предоставянето на касови бележки помага за установяване на датите за начало и изтичане на гаранцията.
Как да напишем разписка за плащане
За целите на IRS, всяка разписка за плащане на бизнес разходи трябва да включва деня, месеца и годината, в която е извършена транзакцията, списък на всички закупени стоки или предоставени услуги и общата платена сума. Индустриалните стандарти за фирмите изискват също да включите името на фирмата и информацията за контакт заедно с използвания метод на плащане, независимо дали в брой, чек, паричен превод, кредитна карта или електронен превод на средства.
Има ли законово изискване за приходите?
В много държави наемодателите трябва да предоставят писмена разписка, ако наемателят поиска, независимо от начина на плащане, който ползвателят използва. Някои държави изискват само постъпления за покупки над определена сума в долари. Дори в град, който няма такива законови изисквания, най-добрата индустриална практика диктува, че трябва да предоставите разписка за всяка сделка. А просто "Бихте ли искали вашата разписка?" отговаря на всички законови или индустриални задължения в държавите, които не изискват от вас да ги предоставите.
Какво е значението на доказателството за плащане?
Доказателството за плащане включва оригиналната разписка за покупка, анулирани чекове, банкови извлечения и извлечения от кредитни карти. Страницата за потвърждение на транзакцията или имейлът за потвърждение също могат да бъдат доказателство за плащане, ако включват датата, списък на всички закупени продукти или услуги и конкретния начин на плащане, използван за завършване на покупката.
Как да напишем постъпление за плащане
Независимо дали използвате шаблон за получаване или не, изпълнете следните стъпки, за да напишете съвместима разписка:
- Напишете номер на разписка в горния десен ъгъл на квитанцията. За да избегнете да дадете на клиента един и същ номер на транзакция, започнете с номер 001 и продължете оттам. Докато включвате и днешната дата, можете да използвате същите тези номера на следващия ден.
- Напишете името на фирмата и информацията за контакт в горния ляв ъгъл. Включете вашия бизнес телефон, факс, имейл адрес и уебсайт, както и работното си време. Тази информация не само ще помогне на клиента да установи дали покупката е бизнес разход, но клиентът може да предаде адреса и часа на работа на приятели и семейство.
- Пропуснете ред и започнете да изброявате всички закупени елементи, заедно с кратко описание на всеки от тях, и завършвайки с покупната цена на артикула в най-дясната част.
- Предоставете пълна цена преди да извадите купони. След това вземете отстъпки и предоставете новата обща сума. Добавете данък върху продажбите. Добавете и таксите за доставка и обработка, ако това не е покупка в магазина.
- Накрая напишете използвания метод на плащане и името на клиента на последния ред на разписката или където и да се казва "получено от". Дайте на клиента едно копие и запазете другото за вашите записи.
