Фирми от всякакъв вид и размери имат срещи, независимо дали става дума за глобална корпорация, която пуска на пазара милиард долара продажби в Европа, или малък семеен бизнес, който решава да актуализира запасите си. Вземането на минути обикновено е основен компонент от срещите на компанията, като дава на предприятията точен отчет за важни събития като гласуване на акционерите, спорове за работниците и обсъждане на бъдещи стратегии.
Елементи, от които се нуждаете
-
Бележник и писалка
-
Диктофон или записващо устройство
Проучване на дневния ред от предишната среща. Може да има повдигнати въпроси, които трябва да бъдат проследени по време на настоящата среща. Познаването на тези теми преди срещата ще ви позволи да вземете информация по-бързо и да направите по-кратки бележки.
Залепете срещата със записващо устройство, ако смятате, че може да се сблъскате с дискусиите. Записването на срещата означава, че можете да запишете съответните точки по-късно с по-малко времеви ограничения.
Седнете близо до лицето, което председателства срещата. Това ще ви позволи да поискате разяснения по всички повдигнати въпроси, които смятате за двусмислени или несъществени.
Напишете часа и датата в началото на бележника си. Запишете бележката на лицето, което ръководи събранието, на водещия на срещата (на себе си) и на мястото.
Избройте всички присъстващи освен председателя и себе си. Прекарайте около лист хартия и помолете всеки участник да попълни името си. След това тази информация може да бъде преведена към пълните ви минути по-късно.
Следете дневния ред на срещата. Заседанията обикновено имат номерирани точки за обсъждане. Разговорите често могат да се разминават с допирателни, което означава, че елементите се пропускат или се обсъждат извън последователност. Придържайте се към номерата в дневния ред и ги отбелязвайте, докато те се обсъждат, дори и да не са последователни.
Документирайте всички предложения, направени във връзка с решения относно правилата или бъдещите насоки на компанията. Посочете лицата, които предлагат предложения и ако се проведе гласуване, запишете кой и колко гласували в подкрепа на предложението. Документирайте също как е извършено движението, било то чрез устно потвърждение, с показване на ръце или тайно гласуване.
Напишете протокола възможно най-скоро след срещата. Информацията е вероятно да е свежа в ума ви, така че можете да си припомните повече подробности, отколкото ако сте я оставили за по-късен момент.
Запишете собственото си име в края на документа, така че колегите да могат да се свържат с вас с въпроси относно съдържанието.
