Системата за човешки ресурси (HRS) е информационна технологична система, която улавя, съхранява и споделя информация, свързана с практиките, политиките и управлението на човешките ресурси в организацията. Той е известен и като система за управление на човешките ресурси (HRMS), информационна система за човешки ресурси (HRIS), система за управление на човешкия капитал (HCMS) и информационна технология за човешки ресурси (HRIT). HRS помага на организацията да управлява всички сложни и взаимосвързани аспекти на човешките ресурси, включително спазването на федералните и държавни трудови закони.
Структура на HMS
HRS автоматизира ключови функции за управление на човешките ресурси, като например управление на служителите, компенсации и обезщетения и подкрепа за вземане на решения. Той се състои от набор от интегрирани бази данни, свързани с функционални процесори, като наемане, време и присъствие, заплащане, обезщетения и пенсии, умения и обучение на служителите. Тъй като базите данни са интегрирани, основната информация, като име на служителя, адрес и номер на социално осигуряване, трябва да бъде въведена само веднъж, след което всички функционални процесори могат да извлекат и използват информацията.
Управление на служителите
HRS улавя цялата информация за служителите от първоначалното им заявление за работа до крайната им заплата. Тя обхваща основна идентифицираща информация, задания за работа, информация за изпълнението, процент на заплащане, инвентаризация на уменията на служителите и история на обучението. Информацията, записана в базата данни за управление на служителите, се използва и за изискваното докладване за съответствие на Комисията за възможности за равноправна заетост (EEOC), като възраст, пол, национален произход, раса и увреждане.
Компенсации и обезщетения
Функциите за компенсации и обезщетения на HRS събират информация за отработените часове и я използват за изчисляване на заплатите, размера на федералните и държавните данъци и други удръжки, като например здравно осигуряване и пенсионни вноски. Системата генерира заплати или депозити директно в банкови сметки на служителите. Той също така изчислява спечелената ваканция и отпуск по болест с период на изплащане и годишен сбор.
Подкрепа за вземане на решения
HRS опростява дейностите по докладване и подпомагане на вземането на решения чрез генериране на стандартни доклади за човешките ресурси, като заплащане, нови наеми и трансфери на служители. Тази информация се използва за управление на бизнеса, измерване на организационната ефективност и план за бъдещето. HRS също така позволява на потребителите да генерират специални доклади, за да анализират определени ситуации и да идентифицират тенденции, като например повишена текучество на служителите в една област на организацията.
Споделяне на информация
Системите за човешки ресурси улесняват обмена на информация и интеграцията с други съществени бизнес системи на организацията, включително финансите, счетоводството и веригата за доставки. Те също така позволяват споделяне на данни с трети страни, като например доклади за регулаторни агенции и прехвърляне на данни към и от администраторите на здравноосигурителни и пенсионни планове.
Самообслужване на служителите
Много системи за човешки ресурси включват функция за самообслужване на служителите, която функционира чрез интранет връзка - собствена и защитена частна интернет страница на компанията. Използвайки този уебсайт, служителите могат да актуализират своята лична информация, да въвеждат отработените часове, да се регистрират за обучение и да търсят натрупаните отпуски и отпуск по болест, без да се налага да се свързват с представител на човешките ресурси. Служителите могат да търсят информацията си от компютъра на бюрата си, от преносим компютър или от компютърен павилион, разположен на етажа на фабриката или в склада.
