Докато електронната поща и други форми на цифрови комуникации са засенчили факса по отношение на популярността, много компании и физически лица все още изпращат факсове. Факсовете са особено полезни, когато изпращате подписан документ, когато няма наличен цифров файл на хартиен носител и когато подателите или получателите нямат достъп до компютър или PDA. След като създадете шаблон за факс, можете да го използвате отново и отново.
Елементи, от които се нуждаете
-
Компютър с програма за текстообработка и принтер
-
Химилка
-
хартия
Създайте стандартен 8-1 / 2-на-11-инчов документ за текстообработка с хоризонтален текстов блок в горната част, две къси колони под тях и голям текстово поле под колоните.
Включете телефонния си номер, номера на факса и пощенския адрес в хоризонталния текстов блок в горната част на документа. Добавете логото на вашата компания, ако е приложимо, в левия ъгъл на хоризонталния блок.
Добавете името на получателя, името на фирмата, ако е приложимо, номера на факса и телефонния номер в лявата колона под хоризонталния ви блок. Също така напишете "Re:" и включете тема за вашия факс (например "Днешни поръчки" или "Цифри за юлските продажби").
Напишете в дясната колона името си, името на фирмата, ако е приложимо, номера на факса и телефонния номер. Включете броя на страниците, включително и на корицата, които изпращате. Напишете датата, на която изпращате факса. Ако изпращате факса на други лица, добавете "CC:" и напишете името (имената) на получателя (ите) и имената на компаниите, ако е приложимо.
Включете всяко допълнително съобщение, което имате за получателя, в полето в долната част на страницата.
Проверете документа си за грешки, правописни грешки и граматически грешки, тъй като такива грешки могат да ви накарат да изглеждате непрофесионални.
Съвети
-
Можете да отпечатате своя корица и да напишете в текста си, или можете да въведете информацията си в документа за текстообработка. Последното е за предпочитане, тъй като понякога почеркът не предава толкова ясно, колкото печатния текст.
