Обучението е сърцето на всяка бизнес операция. Независимо дали преподават клиентско поздравление и услуга или използват сложна технология, фирмите, ангажирани с обучението, се радват на по-ефективен и продуктивен персонал и осигуряват по-добро обслужване на клиентите от тези, които не го правят. Някои бизнес категории имат законово изисквани изисквания за обучение. Microsoft Office Suite има две възможности за проследяване на обучението на служители: Microsoft Excel или Microsoft Access. Системата на Excel може да бъде внедрена от всеки, който има опит с електронни таблици. Достъпът обаче предоставя по-сложни методи за отчитане и проследяване.
Excel
Очаква се списъкът със заглавията на обучителните сесии на служителите да приключи. В нова електронна таблица въведете тези заглавия на колоните: "Име," "Фамилия" и името на темата или сесията във всяка следваща колона, като използвате колкото е необходимо. Може да се добави и колона за номер на служител или друг идентификатор. Изберете командата “Печат титли” от групата “Настройка на страница” в раздела “Разположение на страницата” на лентата и създайте реда “Заглавие”. Въведете „$ 1: $ 1“ в полето „Заглавие ред“.
Въведете имената на всички служители и всички идентификационни номера в съответните колони.
Изберете клетката "A1" и докато държите левия бутон на мишката, плъзнете, за да изберете всички редове и всички колони, в които ще се въвеждат данните. Изберете командата „Форматиране като таблица“ в групата „Стилове“ в раздела „Начало“. Проверете полето "Data Range" и поставете отметка в квадратчето, в което пише "Моята таблица има заглавия".
Изберете всички редове и колони, в които ще бъдат въвеждани дати за обучение. В раздела „Начало“ изберете предпочитания формат за дата от падащото меню „Общи“ в групата „Брой“. Запазете електронната таблица.
Въведете подходящата дата в правилната колона и ред, когато служителят завърши необходимото обучение. Използването на формата "Таблица" позволява сортиране по колона при изготвяне на отчети с едно кликване. Запазете електронната таблица след всяко ново въвеждане на данни.
достъп
Създайте нова база данни за достъп. Преименувайте „Таблица 1“ като „Запис за обучение на служителите“ или предпочитано алтернативно име. Отворете "Изглед на дизайна на таблицата" от групата "Преглед" в раздела "Начало". Първото поле, "ID", е зададено като основен ключ по подразбиране. Достъпът автоматично ще номер на това поле или чрез панела „Свойства на полето“ ще можете да създадете маска или друго форматиране, за да отговорите на нуждите на вашия бизнес, като например добавяне на идентификационни номера на служителите.
Въведете тези имена на полета и всички други полета, за да заснемете желаните данни, като "Име," "Фамилия", "Тема на обучението" или "Дата на завършване". Другите полета за запис могат да включват "Градуси", "Ефективност" и "Бележки или Коментари". Задайте подходящи свойства на типа и формата на данните. Не забравяйте да изберете "Дата / час" за типа данни за полето "Дата".
Запазете таблицата. Преминете към „Табличен изглед“ в групата „Преглед“ в раздела „Начало“.
Изберете "Form Wizard" от групата "Forms" в раздела "Create", за да отворите диалоговия прозорец за проектиране. Изберете всяко желано "Налично поле" от лявата колона и преминете към колоната "Избрано поле", като натиснете бутона ">" за отделни полета или ">>", за да преместите всички полета едновременно. Кликнете върху бутона "Напред".
Изберете желаното оформление за формуляра от диалоговия прозорец "Оформление". Кликнете върху бутона "Напред". Напишете "Формуляр" в следващия диалогов прозорец или запазете подразбиращото се съвпадение с името на таблицата. Решете дали да приемете формата на съветника или да промените дизайна. Ако промените формата, натиснете бутона "Напред". Ако използвате дизайна по подразбиране, кликнете върху бутона "Готово". Запазете формуляра.
Попълнете данните за всеки служител и обучителна сесия, когато информацията е налична. Използвайте изгледа "Форма" за въвеждане на данни и изгледа "Таблица" за филтриране на данни и създаване на отчети. Записите се записват автоматично при въвеждане на данните.
Съвети
-
Excel позволява прости търсения и отчети, базирани изключително на сортиране. Достъпът позволява усъвършенствано водене на записи и отчитане, позволявайки на множество филтри да създават отчети от служител, обучителна сесия или друго поле или избор на данни. Имената на полетата за достъп не могат да имат интервали; създайте обикновен надпис на език в главните колони на отчета. Например полето "TrainingSessionName" може да бъде озаглавено "Обучителна сесия" за отчети.
Внимание
Не използвайте номера на социалното осигуряване като идентификационни номера на служители; това отваря бизнеса за кражба на самоличност.
