Измамата не е престъпление, което се случва на открито, а случайни вътрешни или външни одити вече не са достатъчни за откриване на измами в рамките на счетоводна система. За да се предотврати измамата, компанията трябва да е наясно с всички видове измами, които биха могли да се случат, за да може да създаде подходящи програми за одит. Една компания трябва да обсъди риска от измама с всички ръководители и служители, да използва тестовете за измами и да е наясно със способността на ръководния персонал да преодолее системите за контрол на измамите. Необичайните транзакции или „червените знамена“ в счетоводната система обикновено са първата улика за измамническо поведение в една компания.
Обърнете внимание на паричните и инвестиционните кражби под формата на кражба или кражба. Според уебсайта „Финансово данъчно облагане“, измамите под формата на парични средства и кражби на инвестиции често са най-публично оповестени, но водят до най-малките количества откраднати пари в сравнение с други форми на измама. Намаляването се случва, когато служител взима пари, обикновено малко в даден момент, преди да бъде записан в счетоводната система, или да фалшифицира постъпления и банкови депозити. Кражбата се случва, когато служител взима пари, след като е бил записан в счетоводната система, удря с чекове или се занимава с измамни схеми на доставчици. Счетоводителят Джоел Б. Чаркац, в статия за Lorman Education Services, заявява, че счетоводителите и тези, които имат достъп до финансовите отчети на компанията, обикновено са лицата, които са виновни за този вид измама. Можете да откриете тази форма на измама, ако забележите, че периодично липсват малки суми пари.
Потърсете несъответствия в сметките за разходи на служителите. Служител, извършил измама, може да обърне фалшиви квитанции и да ги изиска като разход за бизнес, да поиска възстановяване на суми, които не са одобрени, да надува цената на покупката, ако не са необходими квитанции или да поиска повече от веднъж за възстановяване на разходите. Други начини, по които служител може да открадне пари от компания, включват невъзстановяване на аванси или използване на фирмени кредитни карти за лична употреба. В голяма компания несъответствията в разходната сметка в резултат на измама могат да изглеждат малки, но могат да се изградят с големи суми с времето. За да се открият измами в сметките за разходи на служителите, се изискват разписки с всички искания за възстановяване и се установяват контроли, които изискват подробна документация за всички покупки.
Намерете преднамерената фалшификация на финансовите отчети с вътрешни одити. Погрешното представяне на финансовите отчети все още е измама, дори ако активите не са откраднати, тъй като информацията подвежда инвеститорите и оказва влияние върху цената на акциите на компанията. Счетоводното данъчно облагане препоръчва използването на външни одитори за извършване на пълни одити в допълнение към вътрешните одити.
Откриване на рушвените доставчици или измамни плащания чрез забелязване на необичайно високи изкупни цени или неизвестен доставчик. Служителите, които отговарят за извършването на фирмени покупки, могат да поискат от доставчиците да платят за отстъпка за съвместна дейност, което води до бизнес, който плаща повече от обичайното за стоките. Една компания може да открие този вид измама, като знае пазарната стойност на доставките, които купува, в сравнение с цената, която е платила.
Друга възможност е дадена компания да извършва плащания към доставчици или служители, които не съществуват. Според Charkatz този вид измама е по-труден за откриване в големи предприятия, които наемат стотици хора и сключват договори с няколко доставчици. Въпреки това, проверката на поръчките за покупка и заявките за плащане срещу текущ списък от заети лица и договорени доставчици може да помогне за откриване и предотвратяване на измами в счетоводна система.
