Данните трябва винаги да са лесно достъпни, така че служителите да могат да работят с данни по всяко време и от всяко място. Интернет е полезен инструмент за увеличаване на достъпността на данните. Данните, които са достъпни онлайн за достъп - например при пътуване на служител - е една техника, използвана за управление на големи количества данни.
Въвеждане на данни
Част от техниките за управление на данни се появяват, преди данните дори да влязат в базата данни. Данните трябва да са верни при първото въвеждане, което означава, че лицето, което първоначално е коригирало данните, трябва да записва данните правилно. Например, когато клиентът съобщи за промяна на адреса по телефона, представителят за обслужване на клиенти трябва да чуе клиента правилно, така че адресът да бъде правилно въведен в базата данни. Една техника за избягване на грешка е да се повтори информацията обратно на клиента.
Архивиране на данни
Данните, които са загубени, могат да окажат пагубно въздействие върху компанията, като се изчислят разходите за времето на компанията, тъй като се опитва да замени изгубените данни, според IBM. Компаниите често разчитат на методи за архивиране, които съхраняват важна информация, така че тази информация да може да бъде извлечена в случай, че тази информация бъде загубена.
Почистване на данните
Почистването на данните е акт на фиксиране на неточни данни, консолидиране на данни и изтриване на неподходящи данни. Четенето на данни използва както автоматизирани софтуерни програми, така и ръчно въвеждане от администратор на база данни. Докато пречистването на данните премахва грешките и може да увеличи производителността на фирмата и пространството за съхранение, процесът на почистване на данните може да бъде скъп и отнема много време.
Данни за заместване
Понякога данните се подкрепят от софтуер, както бе споменато по-рано. Когато дадена част от данните се промени по някаква причина и данните престанат да функционират правилно, данните могат да бъдат заменени с данните от архивирането, които са работили в миналото. След това програмистите могат да определят кои промени са повредени от данните и да определят как тези данни могат да се актуализират по-добре в бъдеще.
Въвеждане на данни за клиенти
Компаниите могат да създават уебсайтове, които позволяват на клиентите да въвеждат данни директно. Това директно въвеждане на данни спестява парите на компанията, като не изисква от тях да наемат служител, за да попълнят необходимите формуляри. Клиентите могат също да коригират данните, ако има грешка. Въпреки това, не всички клиенти са достатъчно технически подготвени, за да знаят как да получат достъп до онлайн бази данни чрез интернет.
Двойна проверка
Данните, които са много важни, трябва винаги да се проверяват с два чифта очи. Когато един служител редактира данни, тези данни трябва да се редактират с различен цвят, за да се обозначи, че промяната е направена. След това вторият служител може да разгледа редактирането на данните, за да се увери, че не са направени грешки.
Консултанти за управление на данни
Много консултантски компании са специализирани в управлението на качеството на данните. Тези компании проучват как бизнесът извършва процеси за управление на данни и дава препоръки за това как тези процеси могат да бъдат подобрени.
