Примери за писма за обслужване на клиенти

Насочете се към целта си, когато изпращате жалба или когато поискате помощ за обслужване на клиенти. Спечелете битката с писма за обслужване на клиенти, като овладеете собственото си чувство на неудовлетвореност и обедините любезна, последователна молба за лекарство. Напишете писмо за обслужване на клиенти, за да получите резултати, като следвате няколко прости указания, много приличащи на традицията сред журналистите.

Кой?

Внимателно адресирайте вашето писмо. „Уверете се, че го изпращате на … този, който може да действа по него“, казва Розали Маджо, автор на „Как да го кажем“.

Проучване на подходящото име и адрес; не предполагайте или предполагайте. Подайте жалбата си на "Джон Смит, Директор на Обслужване на клиенти, ABC Gadget Corporation" с подходящ адрес, вместо просто "Отдел за обслужване на клиенти".

Обадете се на офиса на компанията за информация, потърсете онлайн ресурси като Hoover's (ресурс по-долу) или опитайте Better Business Bureau, ако имате нужда от повече помощ.

Какво, къде и кога?

Използвайте достоен език в писмото си. Посочете продукта или услугата, които са предмет на жалбата ви. Посочете подробности като марка, модел, година, дата на доставка или дата на инсталиране.

"Когато описвате проблема, бъдете конкретни и конкретни. Просто заявявайки, че продуктът" не работи ", не предоставя достатъчно информация. Подробно резюме на жалбата ви ще помогне на компанията да разреши проблема ви," казва уебсайтът на RocketLawyer, който предоставя шаблони за писма за жалби на клиенти.

"Купих си MagnaGadget преди три седмици и започнах да се сблъсквам с проблеми веднага след като го разопаковах. Джаджите няма да останат на багажника или на дръжката", дава много повече информация, отколкото "Вашите продукти смърди!" Осигурете на фирмата необходимите инструменти за адресиране на жалбата Ви.

Как?

Избройте стъпките, които сте предприели досега, за да разрешите проблема. Обяснете какво сте направили и какъв отговор сте получили.

„Магазинът, в който закупих комплекта, ме изпрати в местния отдел за обслужване на клиенти тук, в метрото. Г-н Джордж Алънби в този офис заяви, че не са могли да ми помогнат, откакто закупих комплекта от магазин за отстъпки. репутацията на надеждни джаджи и аз съм много разочарован от отговора досега."

Предложете конкретно и задоволително решение на проблема. "Вярвам, че ABC прави добър продукт. Това вероятно е само малък проблем на компанията, но това е голям проблем за мен. Ако ABC замени дефектния комплект MagnaGadget, аз ще бъда щастлив." Дайте на компанията начин да направят нещата правилни, но бъдете разумни.

Защо?

Отнасяйте се към получателя на писмото, както желаете да бъдете лекувани: достойнството и доброто възпитание ще ви дадат по-добър резултат от грубостта и обидното поведение. Следвайте този съвет: "… не забравяйте да бъдете тактични, но твърди. Ако смятате, че сте били наранени, придържайте се към оръжията си и не се задоволявайте, докато проблемът не бъде коригиран", подчерта Маргарет Маккарти в Писане на писма. Стана лесно. Спечелете уважението на получателя на писмото с любезен и разумен подход и ще имате много по-голяма вероятност проблемът да бъде решен до вашето удовлетворение.