Докато служителят може да се стреми бързо да замени заплатата си, отделът за заплати трябва да балансира безпокойството на служителя с необходимостта на компанията да гарантира, че преиздаването се извършва правилно. Трябва да бъдете съпричастни към служителя, като същевременно се уверите, че първоначалната проверка все още не е била осребрена.
Потърсете подробности за загубения чек във вашата система за заплати. В допълнение към името на получателя, трябва да знаете датата, номера и сумата на чека.
Свържете се с банката си, за да се уверите, че чекът не е бил осребрен.
Поискайте от банката да издаде стоп плащане за чека. Исканията за стоп-плащания обикновено не влизат в сила до 24 часа след тяхното поставяне, но правилата могат да се различават в зависимост от финансовата институция. Ето защо е добре да изчакате поне 24 часа преди да замените чека, за да сте сигурни, че спирането на плащането е успешно.
Изчакайте 24 часа и проверете дали спирането на плащането е било успешно. Ако е било успешно, продължете към следващата стъпка.
Издайте проверка за замяна на служителя. Трябва да завършите този процес чрез вашата система за заплати, така че проверката за замяна да бъде записана и включена във формуляра W-2 на служителя. Проверката за замяна трябва да има същите приходи, данъци, удръжки и нетна заплата като първоначалната проверка. Ако не можете да създадете проверка за замяна директно във вашата система за заплати, уверете се, че сте въвели данните за проверката в системата.
Получете необходимите подписи при проверката за замяна. Не забравяйте да включите подкрепяща документация за лицето, което подписва чека, за да прегледа.
Прекратете първоначалната проверка във вашата система за заплати. Тази стъпка е от решаващо значение, за да се гарантира, че заплатите и данъците не се отчитат двойно в формуляра W-2 на служителя, годишния отчет за възнагражденията и данъците, и да се премахне чекът от неплатения ви списък.
Предайте проверката за замяна на служителя.
Съвети
-
Да изиска от служителя да подпише декларация, че нейната заплата е изгубена и се съгласява, че ако открие чека, няма да се опита да го изплати. Ако имате възможност да предложите директни депозити или дебитни карти за заплати на служителите си, насърчете тяхното участие като начин да намалите броя на въпросите, свързани с изгубени проверки. Свържете се с банката си, за да определите правилата им за спиране на плащанията. Ако спирането на плащането не е било успешно, уведомете служителя и поискайте копие от отменената чек, за да определите кой го е вложил. Това, което правите по-нататък, ще зависи от фактите и обстоятелствата около начина на осребряване на чека.
Внимание
Някои услуги по касов кеш ще осребрят чек, който има плащане за спиране. В зависимост от държавното законодателство, все още можете да носите отговорност за плащането на чека на услугата за касов кеш.
