Планирането на успешна конвенция изисква да се знаят стратегическите цели на организацията домакин, преди да се започне работа по основна логистика на срещите. Използвайки стратегическите си цели, можете ефективно да планирате как да привлечете желаните участници, да изберете подходящото място, да изберете най-добрите оратори и да развиете най-атрактивните удобства и дейности.
Определете Вашите стратегически цели
Целите на организацията за конвенцията не винаги са същите като целите на участниците в конвенцията. Научете причините на организацията за приемане на конвенцията. Би могло да бъде привличане и задържане на членове, генериране на печалби, предоставяне на съвет на членовете на борда и на комисиите с развлечение за почивка или генериране на медийна публичност за организацията.
Задайте своя тактически план
След като разберете стратегическите си цели, поставете тактическите си цели за постигането им. Те могат да включват избиране на семинари и оратори за привличане на специфични видове участници, с търговско изложение за приходи, добавяне на съпружески дейности за увеличаване на посещаемостта, организиране на социални функции като голф турнир или речен круиз, провеждане на банкет за награди или провеждане на годишен вот. членството. Вашият маркетингов план трябва да включва рекламиране, връзки с обществеността, промоционални и социални медийни стратегии за популяризиране на конвенцията.
Планирайте бюджета
Определете финансовите цели на организацията за конвенцията и прегледайте номерата си. Може да сте ограничени до конкретен бюджет, ако конвенцията е разход. Организацията може да има цел за печалба или може да ви бъде позволено да харчите въз основа на очакваните приходи. Създаване на прогнози, основани на оптимистични и консервативни приходи от регистрация и спонсорство.
Очертайте дневния ред
След това планирайте дневния си ред. Изберете вашата дата, място и дейности. Много конвенции имат тема, която обяснява общата цел на събитието и помага за привличането на участниците. Може да се наложи да потърсите информация за датите и потенциалните местоположения от вашия съвет или участниците и да извършите посещения на сайта в няколко места, преди да изберете такъв. Прегледайте информация за предишни конвенции, за да научите за местата, присъствието, финансовите резултати и отзивите на участниците и спонсорите. Създайте календар, който започва с регистрацията на участниците и очертава графика за всеки ден.
Логистични нужди на изследванията
Започнете да се свързвате с места, оратори, заведения за обществено хранене, развлечения, аудиовизуални компании, принтери и туристически компании. Определете как да се справяте с маркетинг, регистрация, спонсорство, значки, чекове, щандове за търговски изложения, торби за подаръци, програмни книги и страници на уебсайтове. Изпращайте заявки за предложения за външни доставчици като курорти, заведения за обществено хранене, голф игрища и туристически агенции. Поставете заедно желания списък с доставчика и разходите.
Напишете предложение
Подгответе документ, който показва вашия съвет или екип от конвенцията вашия план за конвенцията. Включете разбирането си за целите на организацията и как планирате да постигнете тези цели. Дайте дневен ред на събитието с подробен дневен график. Представете пълен бюджет. Обяснете защо избрахте темата, мястото, темите на семинара, ораторите и социалните дейности. Обосновете прогнозите си за присъствие, разходи и приходи въз основа на вашите изследвания.
